Klub psich sportów - niezależnie od dyscypliny, czy to agility, hoopers, nosework, obedience czy szkolenie podstawowe - to przede wszystkim grafik zajęć. Trener, który spędza dwie godziny dziennie na publikowaniu wydarzeń, odpowiadaniu na pytania o terminy i ustalaniu rezygnacji, traci czas, który mógłby poświęcić na właściwą pracę z psami. W tym przewodniku pokazujemy, jak zorganizować grafik klubu w aplikacji Agilix tak, żeby najbardziej powtarzalne zadania działy się automatycznie.
Dlaczego dobry grafik to fundament klubu
Trener prowadzący klub jest jednocześnie sprzedawcą, recepcjonistą, księgowym i animatorem społeczności. Każda godzina poświęcona na “przepisywanie tego samego po raz kolejny” to godzina, która nie idzie na pracę merytoryczną. Sprawnie zorganizowany grafik powinien:
- Definiować ofertę klubu - jakie typy zajęć prowadzisz, jakie usługi oferujesz
- Pokazywać dostępność - kiedy są zajęcia, ile zostało miejsc, kto prowadzi
- Pozwalać na samodzielne zapisy klubowiczów - bez Twojego udziału
- Egzekwować politykę - terminy zapisów, anulacji, limity grup
- Komunikować zmiany - automatycznie informować zainteresowanych
Wszystko to można zautomatyzować w Agilix - poniżej idziemy po kolei przez konkretne narzędzia.
Krok 1 - definiowanie usług klubu
Pierwsza decyzja po założeniu klubu to lista usług, które oferujesz. Usługi to opcjonalne kategorie pomagające klubowiczom zrozumieć ofertę: zajęcia grupowe, indywidualne, bieżnia wodna, masaż, hydroterapia, pierwsze kontakty z agility - cokolwiek pasuje do specjalizacji klubu.
Aby dodać usługi:
- Wejdź w Ustawienia klubu → Informacje o klubie → Usługi
- Kliknij Dodaj usługę, wpisz nazwę
- Powtórz dla każdej kategorii
Po zdefiniowaniu usług, na każdym wydarzeniu możesz określić, które usługi są dostępne. Klubowicz przy zapisywaniu się musi wybrać przynajmniej jedną z dostępnych usług. Jeśli nie chcesz używać tej funkcji, po prostu nie definiuj usług na wydarzeniu - klubowicz przejdzie przez zapis bez tego kroku.
Limity dostępności usług
Niektóre usługi są zależne od sprzętu lub konkretnego trenera - klasyczny przykład to bieżnia wodna albo masaż. Nie możesz pozwolić, żeby na jedne zajęcia zapisało się dziesięć osób, jeśli bieżnia obsłuży tylko dwie naraz.
Rozwiązanie: w ustawieniach usługi włącz Ograniczona dostępność i ustaw limit. Po osiągnięciu limitu kolejni klubowicze nie mogą się zapisać na zajęcia z tą usługą - dla pozostałych zajęć (bez tej konkretnej usługi) zapisy działają normalnie.
Limit dotyczy wszystkich zajęć z tą usługą, których czasy się pokrywają. Jeśli zaplanowałeś dwa różne zajęcia w tym samym czasie, oba korzystające z bieżni - łączna liczba zapisów na bieżnię nie przekroczy limitu.
Krok 2 - tworzenie wydarzeń
Wydarzenie to konkretny termin zajęć: data, godzina, trener, miejsce, liczba miejsc. W Agilix formularz tworzenia wydarzenia obsługuje:
- Nazwę wydarzenia i poziom zaawansowania
- Datę, godzinę, czas trwania
- Adres i konkretną przestrzeń treningową w obrębie miejscówki
- Trenerów prowadzących
- Liczbę dostępnych miejsc
- Cenę i opcje płatności
- Wymóg członkostwa klubowego
- Dostępne usługi (z poprzedniego kroku)
- Aktywności (typ treningu)
Domyślnie nowe wydarzenie powstaje jako ukryte - klubowicze go jeszcze nie widzą. Decydujesz, kiedy je opublikować.
Szablony - dla cyklicznych zajęć
Większość zajęć w klubie powtarza się: poniedziałek 18:00 - A1, wtorek 19:00 - hoopers, środa 17:00 - szczeniaki. Tworzenie każdego wydarzenia od zera to strata czasu. Szablony formularza wydarzeń pozwalają zapisać raz konfigurację i ładować ją z listy rozwijanej.
Co zachowuje szablon:
- Nazwa, liczba miejsc, czas trwania
- Adres i przestrzenie treningowe
- Poziom zaawansowania, trenerzy
- Cena i opcje płatności, członkostwo klubowe
- Aktywności, dostępne usługi
- Pozostałe ustawienia formularza
Jak zapisać:
- Wypełnij formularz tworzenia wydarzenia kompletnie
- Kliknij Zapisz szablon nad przyciskiem Utwórz wydarzenie
- Wybierz Utwórz nowy szablon i nadaj mu nazwę (np. “Poniedziałek A1”)
Jak załadować:
- Rozpocznij tworzenie nowego wydarzenia
- Z listy rozwijanej Załaduj szablon wybierz odpowiedni szablon
- Formularz wypełni się automatycznie - dostosuj datę, godzinę i kliknij utwórz
Szablony są przypisane do klubu - jeden klub, jeden zestaw szablonów. Każdy administrator klubu widzi te same szablony, więc nie trzeba ich dublować dla zespołu trenerskiego.
Nadpisywanie niedostępności miejscówki
Czasami trzeba dodać wydarzenie w godzinach, w których miejscówka oficjalnie nie jest dostępna - np. dopisać dodatkowe zajęcia w okresie świątecznym albo organizować specjalne warsztaty. Administrator klubu ma opcję ignorowania braku dostępności miejscówki - zaznaczasz checkbox podczas tworzenia wydarzenia i wymuszasz stworzenie zajęć mimo blokady.
Funkcja jest dostępna tylko dla administratorów - chodzi o to, żeby zwykli trenerzy nie naruszali rezerwacji innych zespołów.
Podgląd zajętości miejscówki
Jeśli próbujesz dodać wydarzenie w godzinach, w których miejscówka jest już zarezerwowana, możesz kliknąć na wyszarzoną godzinę i zobaczyć listę osób, które zarezerwowały ten termin. To pomaga zorientować się, czy konflikt jest rzeczywisty (np. inne zajęcia tego samego klubu) czy można poprosić o zwolnienie miejsca.
Domyślnie podgląd widoczny jest tylko dla administratorów. Możesz udostępnić go też zwykłym użytkownikom miejscówki - w Ustawienia klubu → Zarządzanie klubem → Uczestnictwo włącz opcję “Zezwalaj na podgląd szczegółów dostępności dla użytkowników niebędących administratorami”.
Krok 3 - publikacja wydarzeń
Wydarzenie po stworzeniu jest ukryte. Możesz je opublikować ręcznie (“zrób je widoczne teraz”) lub zaplanować publikację na konkretny moment.
Planowanie automatycznych publikacji
Klasyczny scenariusz: chcesz, żeby wszyscy klubowicze dostali powiadomienie o nowych zajęciach w tym samym momencie - bo każdy ma równe szanse na zapisanie się. Jeśli publikujesz w środę o 14:00, część klubowiczów zobaczy notyfikację dopiero wieczorem (kiedy nie ma już miejsc), inni - od razu. Niesprawiedliwe.
Rozwiązanie: zaplanowana publikacja:
- Wejdź w Ustawienia klubu → Wydarzenia → Zaplanowane publikacje
- Kliknij Dodaj i wybierz czas publikacji (np. niedziela 20:00)
- Wybierz wydarzenia, które wchodzą w publikację
- Zapisz
O wybranej godzinie aplikacja automatycznie zmieni status wszystkich tych wydarzeń z ukryte na widoczne i wyśle notyfikację push do klubowiczów. Wszyscy dostają powiadomienie w tym samym momencie - mają równe szanse.
W każdej chwili możesz edytować zaplanowaną publikację - zmienić czas, dodać lub usunąć wydarzenia. Można też ją całkiem usunąć, jeśli zmieniłeś zdanie. Wydarzenia same nie znikną - po prostu pozostaną ukryte do ręcznej publikacji.
Powiadomienia o nowych zajęciach - ze strony klubowicza
Klubowicz może indywidualnie zdecydować, z których klubów chce otrzymywać powiadomienia o nowych zajęciach. To istotne, bo aktywny klubowicz w trzech różnych klubach może być zalewany notyfikacjami.
Konfiguracja po stronie klubowicza: w aplikacji klub → Moje członkostwo → Powiadamiaj o nowych wydarzeniach. Domyślnie powiadomienia są włączone - klubowicz może je wyłączyć dla wybranych klubów.
To ustawienie nie wpływa na Ciebie jako trenera - publikacja wydarzeń działa tak samo, ale konkretny klubowicz może zignorować notyfikacje, jeśli sobie tego życzy.
Krok 4 - filtrowanie zajęć w aplikacji mobilnej
Im bogatsza oferta klubu, tym trudniej klubowiczowi znaleźć interesujące zajęcia. Aplikacja mobilna ma system filtrów, który pozwala precyzyjnie wybrać:
- Pokaż zajęcia bez wolnych miejsc - przełącznik widoczności pełnych zajęć
- Trener - tylko zajęcia konkretnego trenera
- Nazwa zajęć - wyszukiwanie po nazwie z podpowiedziami
- Adres - filtr lokalizacyjny dla klubów z wieloma miejscówkami
- Dzień tygodnia - tylko wybrane dni
- Aktywność - typ zajęć
Filtry są kaskadowe - wybór trenera automatycznie ogranicza listę dostępnych adresów do tych, w których ten trener faktycznie pracuje. Dzięki temu nie da się ustawić kombinacji, która zwróci zero wyników.
Przycisk Zastosuj pokazuje na żywo, ile zajęć znajduje się w bieżącym filtrze - klubowicz widzi efekt zanim przefiltruje listę.
Krok 5 - polityka anulowań
Plany się zmieniają. Klubowicz, który zapisał się na zajęcia w poniedziałek a we wtorek dostał gorączkę, powinien móc szybko anulować rezerwację. Twoja decyzja jako administratora to na ile godzin przed zajęciami klubowicz może sam anulować.
Samodzielne anulowanie
Konfiguracja w Ustawienia miejscówki:
- Włącz opcję “Pozwól użytkownikom anulować własne rezerwacje”
- Ustaw liczbę godzin przed rezerwacją, do kiedy anulowanie jest możliwe (np. 24h)
- Zapisz
Ustawienia są niezależne dla każdej miejscówki - na placu treningowym możesz pozwolić anulować na 12h przed, na hali na 48h, w zależności od specyfiki.
Po stronie klubowicza w widoku jego rezerwacji pojawia się ikona kosza:
- Jeśli klub zezwala na samodzielne anulowanie - rezerwacja zostaje anulowana natychmiast
- Jeśli nie zezwala (lub minął limit czasowy) - otwiera się prywatny czat z klubem, gdzie klubowicz może poprosić o anulowanie
Czat do rezygnacji
Prośby o rezygnację, które wymagają Twojej akceptacji, trafiają do osobnego, prywatnego czatu między klubowiczem a Tobą - nie do ogólnego czatu wydarzenia. Inni uczestnicy nie widzą tych wiadomości.
Po anulowaniu czat pozostaje dostępny dla obu stron - przydaje się w kwestiach spornych (“kiedy poprosiłem o anulowanie?”). Historia jest zachowana.
Krok 6 - automatyczne czyszczenie wydarzeń
Klasyczna sytuacja: kończysz dzień, ustaliłeś plan na jutro, a o 7 rano ktoś robi rezerwację na zajęcia o 9. Szkoda odwoływać klienta. Szkoda też zrezygnować ze swoich planów.
Automatyczne czyszczenie wydarzeń pozwala ustawić godzinę (np. 20:00 wieczorem), o której aplikacja:
- Usunie wszystkie zajęcia z kolejnego dnia - jeśli nikt jeszcze się nie zapisał
- Albo zmniejszy ilość wolnych miejsc do zera - jeśli ktoś już jest zapisany; istniejące zapisy zostają, ale nikt nowy się nie dołączy
Włączenie: Ustawienia klubu → Zarządzanie klubem → Uczestnictwo.
Funkcja chroni Twój prywatny czas - dzień jutrzejszy zostaje “zamknięty” o ustalonej godzinie i żadna spóźniona rezerwacja go nie zaburzy.
Krok 7 - historia aktywności klubowicza
Czasem trzeba spojrzeć wstecz - klubowicz pyta o miesięczne rozliczenie, Ty potrzebujesz pamięci o tym, na ilu zajęciach był obecny. Historia aktywności w widoku klubowicza pokazuje pełną listę jego zajęć i wynajmów miejscówki.
Dotychczas dostęp był ograniczony do trenerów. Od pewnej wersji aplikacji klubowicz też widzi swoją historię aktywności:
- Wejdź w Moje kluby
- Wybierz konkretny klub
- Trzy kropki na górze → Profil członka klubu
- Tam: pełna historia aktywności w klubie
To eliminuje pytania w stylu “byłem na 8 zajęciach w marcu czy 9?”. Klubowicz sam sprawdza i przygotowuje się do rozliczenia.
Co dalej?
Sprawnie zorganizowany grafik to dopiero pierwsza warstwa. Dwa kolejne tematy, które warto opanować:
- Karnety i płatności - zarządzanie kartonami, przedłużanie wygasłych karnetów, zaległe płatności. Sprawdź przewodnik po systemie karnetów.
- Statystyki, komunikacja i integracje - czat klubowy, kalendarz Google, statystyki frekwencji, profil trenera. Sprawdź przewodnik.
A jeśli zarządzasz zawodami, a nie tylko klubem treningowym, mamy osobny przewodnik po organizacji zawodów agility.
Podsumowanie
Grafik w klubie psich sportów najlepiej budować trzema warstwami: zdefiniowane usługi (z opcjonalnymi limitami dostępności), szablony cyklicznych wydarzeń (raz wpisane, wielokrotnie używane) i automatyczne publikacje (równe szanse zapisu dla wszystkich klubowiczów). Polityka anulowań - z samodzielnym anulowaniem do określonego limitu godzin i prywatnym czatem dla późniejszych próśb - chroni i klubowiczów, i Twój czas. Automatyczne czyszczenie wydarzeń zamyka jutrzejszy dzień o ustalonej godzinie, a historia aktywności pokazuje pełen obraz frekwencji. Wszystko działa w aplikacji Agilix - bez tabel kalkulacyjnych, bez papierowych list, bez wieczornych pytań przez WhatsApp.
Autor: Zespół Agilix - wspieramy trenerów psich sportów w prowadzeniu klubów.
Załóż swój klub w Agilix i zacznij prowadzić grafik bezpośrednio z aplikacji.