Karnety i płatności to obszar, w którym kluby psich sportów najczęściej tracą czas i pieniądze. Ręcznie prowadzone listy w zeszycie albo w aplikacji notatkowej zaczynają się rozjeżdżać już po kilku miesiącach - kto ile podbił, czyj karnet wygasł, kto nie zapłacił za ostatnie zajęcia. W tym przewodniku pokazujemy, jak ułożyć system karnetów i ściągania zaległych płatności w aplikacji Agilix tak, żeby nic nie zginęło i żeby klub miał stałe, czytelne raporty finansowe.
Po co system karnetów w klubie?
Karnety to po prostu pakiety zajęć w stałej cenie. Klubowicz kupuje karnet na 10 wejść z ważnością miesiąca, korzysta z niego w dowolnych terminach. Z perspektywy klubu karnety oznaczają:
- Wcześniejszą gotówkę - klubowicz płaci z góry, nie po każdej wizycie
- Większą lojalność - z karnetem w portfelu klubowicz częściej wybiera Twój klub
- Mniej rozproszenia w rozliczeniach - jedna transakcja zamiast dziesięciu
- Realną prognozę przychodów - liczba aktywnych karnetów to podstawa miesięcznego budżetu
Klasyczne problemy karnetowe to: co z karnetem, którego klubowicz nie wykorzysta na czas, jak pilnować pieczątek, jak nie pomylić klubowiczów. System karnetów w Agilix rozwiązuje każdy z nich.
Jak działają karnety w Agilix
Karnety w Agilix są tworzone per klubowicz, nie per typ zajęć. To znaczy: każdy klubowicz ma własne karnety, które przypisujesz mu indywidualnie. Karnet ma:
- Nazwę (np. “Karnet 10 wejść”, “Karnet weekendowy”)
- Liczbę pieczątek (liczbę dostępnych wejść)
- Datę wygaśnięcia (opcjonalną)
- Notatki (opcjonalne)
Każde wejście to podbicie pieczątki. Trener ręcznie podbija pieczątkę po danych zajęciach. Klubowicz dostaje notyfikację push o każdej zmianie - dodaniu karnetu, podbicju pieczątki, przedłużeniu ważności.
Kilka konkretnych zasad:
- Możesz przypisać klubowiczowi dowolną liczbę karnetów jednocześnie
- Pieczątki podbijasz ręcznie z widoku klubowicza (nie ma automatycznego podbijania po obecności)
- Nie można usuwać podbitych pieczątek - tylko dodawać
- Zarówno trener, jak i klubowicz mają stały podgląd stanu karnetu
- Każde zdarzenie (utworzenie, podbicie, przedłużenie) ma datę i autora
Tworzenie karnetu
Z poziomu profilu klubowicza:
- Wejdź w profil klubowicza w aplikacji mobilnej
- Otwórz zakładkę Karnety
- Kliknij Dodaj karnet
- Podaj nazwę, liczbę pieczątek i opcjonalnie datę wygaśnięcia
- Zapisz
Klubowicz natychmiast otrzymuje powiadomienie push o nowym karnecie z liczbą dostępnych pieczątek.
Podbijanie pieczątek
Z poziomu profilu klubowicza:
- Otwórz zakładkę Karnety
- Wybierz aktywny karnet
- Kliknij Podbij pieczątkę
- Klubowicz dostaje notyfikację z nowym stanem (np. “5/10 pieczątek wykorzystanych”)
To minimum dwa kroki dla pojedynczego klubowicza, ale przy większym klubie szybko sumuje się to do dłuższej procedury. Zaraz pokażemy, jak skrócić tę pracę.
Przedłużanie karnetów - aktywnych i wygasłych
Klasyczna sytuacja: karnet wygasł, ale klubowiczowi zostały jeszcze niewykorzystane pieczątki. Dotychczas trzeba było tworzyć nowy karnet i ręcznie kopiować dane. Teraz wystarczy jedno kliknięcie - przedłużenie o tydzień.
Funkcja jest dostępna z widoku karnetów klubowicza w aplikacji mobilnej:
- Otwórz profil klubowicza → Karnety
- Przy karnecie naciśnij ikonę kalendarza z plusem
- Potwierdź przedłużenie
Działa w dwóch wariantach:
- Karnet jeszcze ważny - data wygaśnięcia przesuwa się o 7 dni od obecnej daty wygaśnięcia. Jeśli karnet wygasa za 3 dni, po przedłużeniu będzie ważny jeszcze 10 dni.
- Karnet już wygasł - karnet zostaje “ożywiony” i otrzymuje nową datę wygaśnięcia: 7 dni od teraz. Niewykorzystane pieczątki pozostają.
Klubowicz dostaje powiadomienie push o przedłużeniu - nie musisz mu o tym mówić.
Przycisk przedłużenia jest widoczny tylko wtedy, gdy karnet ma ustawioną datę wygaśnięcia i nie został w pełni wykorzystany (zostały jeszcze pieczątki do podbicia). Karnety bez daty wygaśnięcia nie wymagają przedłużenia, a w pełni wykorzystane - cóż, są już wykorzystane.
Przeglądanie wszystkich karnetów klubu
Najczęstszy ból trenera - gdzie jest moja lista wszystkich karnetów?. Dotychczasowo trzeba było wchodzić w profil każdego klubowicza po kolei. Przy klubie 30+ osób to dziesięć minut codziennej rutyny.
Ekran Karnety klubu w aplikacji mobilnej rozwiązuje ten problem:
- Wejdź w Zarządzanie klubem → Karnety klubu
- Zobaczysz wszystkie karnety wszystkich klubowiczów na jednej liście, pogrupowane po klubowiczach
U góry znajdują się trzy filtry:
- Aktywne - karnety z wolnymi pieczątkami i nie wygasłe
- Wykorzystane - karnety w pełni podbite
- Wygasłe - karnety, których data ważności minęła
Kliknij w klubowicza, żeby rozwinąć jego karnety pasujące do wybranego filtra. Z poziomu listy:
- Podbijesz pieczątkę - bez wchodzenia w profil klubowicza
- Przedłużysz ważność - jednym kliknięciem
- Oznaczysz jako wygasły - jeśli klubowicz nie wykorzystał i odpuszczasz
Po przejściu na ten ekran codzienna praca z karnetami zajmuje minuty zamiast godzin. Zwłaszcza jeśli regularnie sprawdzasz filtr “Wygasłe” i decydujesz, kogo przedłużyć, a komu odpuścić.
Zaległe płatności - kiedy ktoś nie zapłacił
Najczęstszy scenariusz, który wcześniej powodował chaos w finansach klubu: klubowicz zapisał się na zajęcia, nie pojawił się i nie zapłacił. Trzeba go usunąć z listy. Razem z usunięciem - znikała informacja o długu. Pilnowanie “kto ile jest winien” spadało na kartki, notatki w telefonie, na pamięć trenera.
Funkcja zaległych płatności w aplikacji mobilnej zachowuje informację o nieopłaconym wydarzeniu jako konkretny zapis przypisany do klubowicza.
Jak powstaje zaległość
W momencie usuwania uczestnika z wydarzenia, jeśli ten uczestnik miał przypisaną cenę i nie zapłacił, w oknie potwierdzenia pojawia się przełącznik Zachowaj jako zaległość. Zaznaczasz go - kwota zostaje przypięta do klubowicza, mimo że ten zniknął z listy.
Co zostaje zapisane:
- Osoba i pies, których dotyczy dług
- Nazwa wydarzenia i jego data
- Kwota wraz z walutą
Przełącznik nie pojawia się dla zapisów opłaconych ani dla wydarzeń bez ceny - tylko wtedy, gdy faktycznie jest co zapisywać jako dług.
Co widzi administrator klubu
Po zalogowaniu na ekranie agendy klubu pojawia się baner z zaległościami - sumaryczna kwota nieopłaconych należności i przycisk prowadzący do listy. Jeśli akurat nie chcesz go widzieć, możesz go zamknąć na bieżącą sesję.
Pełna lista zaległości jest wpięta w Finanse klubu:
- Zaległości przeplatają się z pozostałymi rozliczeniami za wydarzenia, posortowane po dacie
- Suma w nagłówku finansów obejmuje obie kategorie - widzisz jeden konkretny numer “ile klub jest mi jeszcze winien”
- Przy każdej pozycji znajdziesz menu z trzema kropkami z dwoma akcjami:
- Oznacz jako opłacone - kiedy klubowicz w końcu zapłaci (np. gotówką)
- Anuluj zaległość - kiedy odpuszczasz dług
Pozycje rozliczone i anulowane pozostają widoczne na liście - nie znikają, tylko zmieniają status. Możesz wrócić i sprawdzić historyczny stan, bez grzebania w archiwum.
Co widzi klubowicz
Klubowicz, któremu dopisałeś zaległość, widzi ją w dwóch miejscach:
- Baner na agendzie - zaraz po otwarciu aplikacji
- Moje płatności - zaległości wmiksowane w listę pozostałych płatności obok innych wydarzeń
Klubowicz widzi konkretną kwotę i wydarzenie, którego dotyczy dług. To zamyka dyskusję “nie wiedziałem, że jestem coś winien” - od tego momentu obie strony widzą to samo.
Najczęstsze pytania o karnety i zaległości
Czy klubowicz może sam podbić swoją pieczątkę?
Nie. Pieczątki podbija administrator klubu lub trener - to świadoma decyzja, która zabezpiecza przed pomyłkami. Klubowicz widzi stan karnetu, ale nie może go modyfikować.
Co jeśli pomyliłem klubowicza i podbiłem nieprawidłową pieczątkę?
Pieczątek nie da się usunąć - to zabezpieczenie przed manipulacjami historią. Jeśli faktycznie zaszła pomyłka, możesz dodać nowy karnet dla klubowicza z odpowiednią liczbą pieczątek lub przedłużyć ważność istniejącego karnetu o tydzień, żeby zrekompensować.
Czy mogę przypisać karnet kilku klubowiczom?
Nie - karnet jest per klubowicz. Jeśli rodzina chce dzielić karnet, każda osoba musi mieć własny.
Czy mogę zaprogramować automatyczne podbijanie pieczątek po obecności na zajęciach?
Aktualnie nie - podbicie wymaga ręcznego kliknięcia trenera. To pozwala uwzględnić sytuacje typu “klubowicz przyszedł, ale wyszedł po 10 minutach” albo “podbicie należne za nieodbyte zajęcia z winy klubu”.
Czy mogę odzyskać kasę z anulowanej zaległości?
Anulowana zaległość pozostaje na liście jako rekord ze statusem “anulowane”. Możesz wrócić do niej i zmienić status - na “oznacz jako opłacone”, jeśli klubowicz jednak zapłacił. Lista historyczna jest zachowana.
Co dalej?
Karnety i płatności to drugi krok w prowadzeniu klubu po sprawnie zorganizowanym grafiku. Trzeci krok to statystyki, komunikacja i integracje - panel statystyk frekwencji, czat klubowy, synchronizacja kalendarza Google. Sprawdź przewodnik.
A jeśli dopiero zaczynasz prowadzić klub, sprawdź podstawy zarządzania grafikiem zajęć.
Podsumowanie
System karnetów w Agilix opiera się na trzech mechanizmach: tworzenie karnetów per klubowicz (z liczbą pieczątek i opcjonalną datą wygaśnięcia), przedłużanie wygasłych karnetów o tydzień jednym kliknięciem oraz przeglądanie wszystkich karnetów klubu z trzema filtrami (aktywne, wykorzystane, wygasłe). Zaległe płatności rozwiązują odwieczny problem “klubowicz nie zapłacił i zniknął z listy” - dług zostaje zapisany w Finansach klubu i jest widoczny zarówno dla administratora, jak i dla klubowicza, aż do momentu rozliczenia lub anulowania.
Autor: Zespół Agilix - wspieramy trenerów psich sportów w prowadzeniu klubów.
Zarządzaj swoim klubem w Agilix i prowadź karnety oraz płatności bezpośrednio z aplikacji mobilnej.