Datenschutzerklärung Agilix Vet

Gültig ab 9. Oktober 2026.

1. Verantwortlicher für personenbezogene Daten

   Verantwortlicher für personenbezogene Daten in Agilix Vet - der Software für Tierarztpraxen unter vet.agilix.dog - ist:

   • Vollständiger Firmenname: Hackerman Consulting - Adam Gajzlerowicz
   • Steuer-ID (NIP): 7772841677
   • REGON: 380997651
   • Eingetragene Adresse: Hebanowa 16E, 62-020 Zalasewo, woj. wielkopolskie
   • E-Mail: adam@agilix.dog
   • Telefon: +48 737 909 076

   Derselbe Unternehmer betreibt die Plattform Agilix. Agilix Vet ist jedoch ein eigenständiger Dienst mit eigener Datenbank: Daten der Praxen, ihrer Kunden und Patienten gelangen nicht auf die Plattform Agilix.

2. Geltungsbereich

   • das Agilix Vet Panel (vet.agilix.dog), das Tierärzte und Praxispersonal nutzen;
   • die Seite agilix.dog/vet mit ihrem Kontaktformular;
   • das Fenster "Kontakt" im Agilix Vet Panel.

   Sie melden sich mit Ihrem Agilix-Konto im Panel an; dabei erhalten wir daraus Ihren Vor- und Nachnamen und Ihre E-Mail-Adresse. Die Verarbeitung des Agilix-Kontos selbst beschreibt die Datenschutzerklärung von Agilix.

3. Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

   • Als Verantwortlicher entscheiden wir über Zwecke und Mittel der Verarbeitung der Daten von Panel-Nutzern (Tierärzten und Praxispersonal), der Daten von Personen, die uns über das Kontaktformular schreiben, sowie technischer Daten.
   • Als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) speichern und verarbeiten wir die Daten, die eine Praxis über ihre Kunden und deren Tiere in das Panel eingibt. Verantwortlicher für diese Daten ist die Praxis: Sie entscheidet, welche Daten sie erhebt, zu welchem Zweck und wie lange sie sie aufbewahrt.

   Nach welchen Regeln wir die Daten der Kunden und Patienten der Klinik verarbeiten, regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag, die Nutzung des Panels regeln die Nutzungsbedingungen von Agilix Vet.

4. Daten der Panel-Nutzer

   • Kontodaten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und ob sie bestätigt wurde, Profilfoto sowie die Kennung des verknüpften Agilix-Kontos;
   • Daten zur Tätigkeit in einer Praxis: Praxis, Rolle (Inhaber oder Mitarbeiter), Stellenbezeichnung, Verlauf der Aufnahme ins Praxisteam und der Entfernung daraus (mit E-Mail-Adresse), Einladungen in die Praxis (E-Mail-Adresse der eingeladenen Person) sowie die Besuche, die der Nutzer erfasst oder geführt hat;
   • Praxisdaten: Name, Logo, Standorte (Adresse, Telefon, E-Mail), Vorlagen, Dokumente zur Unterschrift und der DSGVO-Informationstext für Kunden;
   • Nutzungsdaten des Panels: Zeitpunkt der letzten Aktivität und geschlossene Hinweise zu Neuigkeiten.

   Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung:

   • Führung des Kontos und Erbringung des Dienstes Agilix Vet - Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung);
   • Versand einer Einladung ins Praxisteam an die vom Praxisinhaber angegebene E-Mail-Adresse (die Nachricht enthält den Namen der einladenden Person und den Namen der Praxis) - Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse);
   • Sicherheit des Panels, Nachvollziehbarkeit von Änderungen im Praxisteam sowie Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen - Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO;
   • Benachrichtigung des Agilix Vet Teams über den Messenger Matrix über die Anlage einer neuen Praxis (Name der Praxis und des Standorts, Stadt sowie Name oder E-Mail-Adresse der anlegenden Person) - Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO;
   • Überblick über die Nutzung des Dienstes im Admin-Panel von Agilix Vet (Name der Praxis, Name und E-Mail-Adresse des Inhabers, Anzahl der Teammitglieder und Kunden sowie letzte Aktivität des Teams) - Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Daten von Kunden und Patienten der Praxen

   Eine Praxis kann im Panel insbesondere erfassen:

   • Kundendaten (Tierhalter): Namen und Telefonnummern von Kontaktpersonen, E-Mail-Adresse, Anschrift, Land, ein Vermerk über offene Zahlungen, ob der Praxis ein unterschriebenes DSGVO-Dokument vorliegt, Dokumente, die in der Praxis am Bildschirm oder vom Kunden auf seinem eigenen Telefon über einen Link aus dem Panel unterschrieben wurden, weitere Dateien sowie ein vom KI-Modell erstellter Begrüßungssatz für den Kunden;
   • Tierdaten: Name, Tierart, Geschlecht (einschließlich Kastration), Rasse, Farbe, Geburtsdatum, Mikrochipnummer, Allergien, chronische Erkrankungen und ob das Tier lebt;
   • Besuchsdokumentation: Datum, Standort, Notizen, Untersuchung, durchgeführte Behandlungen, Empfehlungen, Überweisungen, private Notizen, Körpergewicht, Kontrolltermin und ob er stattgefunden hat, Anhänge, behandelnder Tierarzt, die Person, die den Besuch erfasst hat, sowie eine vom KI-Modell erstellte Zusammenfassung;
   • Prophylaxe: Impfungen, Entwurmungen sowie Floh- und Zeckenschutz (Präparat, Charge, Daten).

   Als Auftragsverarbeiter:

   • Wir verarbeiten diese Daten, um der Praxis den Dienst Agilix Vet zu erbringen. Wir verkaufen sie nicht.
   • Wir geben sie nur an die in dieser Erklärung genannten Anbieter weiter.
   • Im Panel sehen die Kunden- und Patientendaten einer Praxis nur Mitglieder ihres Teams.
   • Die Praxis kann diese Daten im Panel berichtigen, Besuche und Dateien löschen sowie Kunden und Tiere archivieren. Das Panel hat keine Funktion zum Löschen eines Kunden, zum Datenexport oder zum Löschen einer Praxis.
   • Das Löschen eines Besuchs oder einer Kundendatei löscht auch die Datei selbst aus unserem Dateispeicher, sofern sie nicht noch an anderer Stelle im Panel angehängt ist.

   Wenn Sie Kunde einer Praxis sind, die Agilix Vet nutzt, wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte (z. B. Auskunft oder Löschung) an diese Praxis - sie ist für Ihre Daten verantwortlich.

6. Funktionen mit künstlicher Intelligenz

   Das Panel nutzt das Modell Gemini 3.8 Flash von Google, aufgerufen über die Gemini API, in zwei Funktionen. Wird ein Besuch mit Notizen gespeichert oder ändern sich seine Notizen, sendet das Panel die Notizen und Empfehlungen, und das Modell liefert eine Zusammenfassung des Besuchs in einem Satz. Außerdem erstellt das Panel einen Satz, mit dem der Tierarzt das Gespräch mit dem Kunden beginnen kann: Dafür sendet es Datum, Notizen, Untersuchung, Behandlungen, Empfehlungen und Überweisungen der letzten Besuche der Tiere des Kunden (bis zu fünf Besuche der letzten drei Monate, bei weniger als zwei nur den letzten) sowie Name und Art des Tieres. Private Notizen werden nie gesendet, und das Panel fügt keine Kontaktdaten des Kunden hinzu. Notizen sind jedoch Freitext des Praxisteams, sodass alles, was darin steht, an das Modell geht. Die Ergebnisse speichern wir beim Besuch und in der Kundenakte; sie sind nur ein Vorschlag für den Tierarzt.

7. Nachrichten über das Kontaktformular

   • Wenn Sie uns über das Formular auf der Seite agilix.dog/vet oder über das Fenster "Kontakt" im Agilix Vet Panel schreiben, speichern wir die Art der Anfrage, die Nachricht, die angehängten Dateien sowie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse - im Panel aus Ihrem Konto, zusammen mit dessen Kennung. Außerdem speichern wir die Adresse der Seite, von der Sie schreiben, Name und Version des Browsers sowie einen Einweg-Hash Ihrer IP-Adresse.
   • Wir verarbeiten diese Daten, um auf die Nachricht zu antworten und uns um das Gemeldete zu kümmern, und den IP-Hash, um die Zahl der Nachrichten von einer Adresse zu begrenzen und das Formular vor Missbrauch zu schützen. Das ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Nachricht erreicht das Agilix Vet Team per E-Mail; die Dateien speichern wir ohne öffentlichen Zugriff in Google Firebase Storage.
   • Nachrichten und ihre angehängten Dateien löschen wir 12 Monate nach dem Versand.

8. Cookies, Statistiken und Diagnose

   • Cookies des Panels - halten die Anmeldesitzung aufrecht (auch die gemeinsame Anmeldung mit dem Agilix-Konto) und merken sich Sprache, Design, die gewählte Praxis, die Seite, zu der Sie nach der Anmeldung zurückkehren, sowie die Kennungen zuletzt geöffneter Kundenakten (30 Tage lang); ohne die Sitzungscookies funktioniert das Panel nicht.
   • Statistiken - nach der Anmeldung lädt das Panel Google Analytics, das Cookies speichert und die Adressen der besuchten Panel-Seiten zusammen mit der Kennung des Agilix Vet Kontos erhält (ohne Name und E-Mail-Adresse) sowie Informationen über das Öffnen und Absenden des Fensters "Kontakt", das Schließen eines Hinweises zu Neuigkeiten und Aktionen in der Liste anstehender Vorsorge. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Panels (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Seiten, auf denen ein Praxiskunde ein Dokument unterschreibt, laden kein Google Analytics.
   • Diagnose - Anwendungsfehler und Zeitmessungen jedes Vorgangs senden wir an Sentry, Serverprotokolle speichern wir in Google Cloud Logging; sie enthalten unter anderem Seitenadressen, Browserinformationen und eine Fehlerbeschreibung. Das Panel zeichnet keine Nutzersitzungen auf.
   • Die Seite agilix.dog/vet gehört zur Website agilix.dog - ihre Cookies und Statistiken beschreibt die Datenschutzerklärung von Agilix.
   • Cookie-Einstellungen können Sie in Ihrem Browser verwalten; das Deaktivieren der Sitzungscookies macht die Anmeldung im Panel unmöglich.

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

   Wir geben Daten an folgende Anbieter weiter:

   • Hetzner Online GmbH (Deutschland) - ein Server in der Europäischen Union, auf dem Panel, Suche und Datenbank laufen;
   • Google (Firebase, Google Cloud) - Dateispeicherung (Besuchsanhänge, Dokumente, Fotos) in einer Region in den Vereinigten Staaten, Datenbank-Backups in Frankfurt sowie eine tägliche Datenbankkopie in den Vereinigten Staaten, Serverprotokolle (Google Cloud Logging), Statistiken (Google Analytics) und das Modell Gemini (Gemini API);
   • Mailgun Technologies, Inc. - Versand von Einladungen ins Praxisteam und von Nachrichten aus dem Kontaktformular (Server in der Europäischen Union);
   • Functional Software, Inc. (Sentry) - Anwendungsfehler und Leistungsmessungen (Server in den Vereinigten Staaten);
   • Cloudflare, Inc. - der gesamte Verkehr zum Panel läuft über sein Netz (CDN und Schutz der Verbindungen);
   • The Matrix.org Foundation C.I.C. (Vereinigtes Königreich) - der öffentliche Server des Messengers Matrix, über den das Agilix Vet Team über die Anlage einer neuen Praxis benachrichtigt wird.
   • Daten können außerdem gesetzlich befugten Stellen sowie Rechts- und Steuerberatern offengelegt werden.

10. Datenübermittlung außerhalb des EWR

    Ein Teil der Daten verlässt den Europäischen Wirtschaftsraum. Die Dateien der Praxis und die tägliche Datenbankkopie liegen in einer Google-Region in den Vereinigten Staaten. Anwendungsfehler und Leistungsmessungen gehen an Sentry in den Vereinigten Staaten. Google Analytics, die Gemini API und Cloudflare können Daten auch außerhalb des EWR verarbeiten, auch in den Vereinigten Staaten. Matrix.org hat seinen Sitz im Vereinigten Königreich. Grundlage der Übermittlung ist ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (das Data Privacy Framework für die Vereinigten Staaten, der Beschluss für das Vereinigte Königreich) oder von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln. Eine Kopie der angewandten Garantien erhalten Sie unter [email protected].

11. Aufbewahrungsfrist für Daten

    • Konto- und Praxisteamdaten - solange das Panel genutzt wird; das Panel hat keine Funktion zum Löschen des Kontos, die Löschung können Sie per E-Mail an [email protected] beantragen;
    • Kunden- und Patientendaten einer Praxis - solange die Praxis den Dienst nutzt; wir löschen sie nicht automatisch;
    • im Panel gelöschte Dateien, auch ein ersetztes Profilfoto oder Praxislogo - wir löschen sie beim Löschen aus dem Dateispeicher; die wiederherstellbare Kopie, die der Speicher aufbewahrt, verfällt spätestens nach 37 Tagen;
    • Nachrichten aus dem Kontaktformular und ihre Dateien - 12 Monate ab dem Versand, danach löschen wir sie automatisch;
    • Datenbank-Backups - Kopien zur Wiederherstellung eines beliebigen Zeitpunkts löschen wir nach 40 Tagen, tägliche Kopien in der Europäischen Union nach 60 Tagen und die tägliche Kopie in den Vereinigten Staaten nach 2 Monaten;
    • Serverprotokolle und Fehlerberichte - für die in Google Cloud Logging und Sentry eingestellte Aufbewahrungsdauer, danach werden sie automatisch gelöscht;
    • Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen - bis zur Verjährung dieser Ansprüche.

12. Rechte der betroffenen Person

    • Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, der Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses zu widersprechen.
    • Wir beantworten einen Antrag unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang.
    • Kunden von Praxen üben ihre Rechte gegenüber der Praxis aus, die für ihre Daten verantwortlich ist.

    In Angelegenheiten der Verarbeitung personenbezogener Daten ist der Verantwortliche erreichbar unter: adam@agilix.dog

13. Recht auf Beschwerde

    Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Daten rechtswidrig verarbeiten, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen - dem Präsidenten des polnischen Amtes für Datenschutz (ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, Polen).

14. Freiwilligkeit der Angaben

    Die Angabe von Daten ist freiwillig. Ohne Kontodaten kann das Panel jedoch nicht genutzt werden, und ohne Namen und E-Mail-Adresse können wir auf eine Nachricht aus dem Formular nicht antworten.

15. Profiling und automatisierte Entscheidungen

    Wir treffen keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung einschließlich Profiling beruhenden Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Vom Modell Gemini erstellte Zusammenfassungen sind nur Vorschläge für den Tierarzt.

16. Datensicherheit

    Verbindungen zum Panel sind verschlüsselt (HTTPS). Kunden- und Patientendaten einer Praxis sehen im Panel nur Mitglieder ihres Teams. Dateien sind nicht öffentlich zugänglich - das Panel öffnet sie über Links, die höchstens 3 Tage gültig sind.

17. Änderungen der Datenschutzrichtlinie

    Wir können diese Erklärung aktualisieren, wenn sich Funktionen oder Anbieter von Agilix Vet ändern. Die aktuelle Fassung veröffentlichen wir auf dieser Seite mit dem Datum, ab dem sie gilt.