Agilix Vet duomenų tvarkymo sutartis

Galioja nuo 2026 m. spalio 9 d.

1. Tvarkymo dalykas ir tikslas

   • Klinika paveda Paslaugų teikėjui tvarkyti asmens duomenis, kuriuos Naudotojai įrašo Skydelyje, tiek, kiek reikia taisyklėse aprašytai Agilix Vet paslaugai teikti, ir šiuo tikslu.
   • Paslaugų teikėjas netvarko šių duomenų savo tikslais, jų neparduoda ir nenaudoja reklamai.

2. Trukmė

   Ši sutartis galioja tol, kol galioja Agilix Vet paslaugos sutartis, o jai pasibaigus - iki duomenų grąžinimo ir ištrynimo pagal 13 punktą.

3. Tvarkymo pobūdis

   Paslaugų teikėjas tvarko duomenis automatizuotai, veikiant Skydeliui: renka juos iš Naudotojų, saugo, sistemina, ieško, rodo, suteikia prieigą Klinikos komandai, dirbtinio intelekto modeliu kuria iš jų patarimus (taisyklės, 8 punktas), daro atsargines kopijas ir juos ištrina.

4. Duomenų rūšys ir duomenų subjektų kategorijos

   • Duomenų subjektų kategorijos: Klinikos klientai (gyvūnų savininkai), jų kontaktiniai asmenys ir kiti asmenys, kurių duomenis Naudotojai įrašo Skydelyje, pavyzdžiui, pastabose ar failuose.
   • Duomenų rūšys: vardai ir pavardės, telefono numeriai, el. pašto adresai, adresai, šalis, informacija apie įsiskolinimus, pasirašyti dokumentai ir kiti failai, gyvūnų duomenys ir jų vizitų bei profilaktikos dokumentacija, Klinikos komandos pastabos ir dirbtinio intelekto modelio sukurti patarimai. Visas sąrašas pateiktas Agilix Vet privatumo politikoje.
   • Skydelis nėra skirtas specialių kategorijų duomenims (BDAR 9 straipsnis) ar duomenims apie apkaltinamuosius nuosprendžius (BDAR 10 straipsnis). Jei Klinika juos įveda, Paslaugų teikėjas juos saugo taip pat kaip kitus duomenis.

5. Klinikos nurodymai

   • Paslaugų teikėjas tvarko duomenis tik pagal dokumentuotus Klinikos nurodymus. Nurodymai yra taisyklės, ši sutartis ir Naudotojų veiksmai Skydelyje. Kitus nurodymus Savininkas pateikia el. paštu.
   • Jei teisės aktai įpareigoja Paslaugų teikėją tvarkyti duomenis kitaip, jis apie tai informuoja Kliniką iš anksto, nebent teisė tai draudžia.
   • Paslaugų teikėjas nedelsdamas informuoja Kliniką, jei, jo nuomone, nurodymas pažeidžia duomenų apsaugos teisės aktus.

6. Konfidencialumas

   Paslaugų teikėjas prie duomenų prileidžia tik asmenis, kuriems tai reikalinga paslaugai teikti, Skydeliui prižiūrėti ir taisyti arba Klinikos užklausoms tvarkyti. Šie asmenys privalo saugoti paslaptį, taip pat ir pasibaigus bendradarbiavimui.

7. Tvarkymo saugumas

   Paslaugų teikėjas taiko BDAR 32 straipsnyje numatytas priemones, ypač:

   • ryšys su Skydeliu šifruojamas (HTTPS);
   • Klinikos duomenis Skydelyje mato tik jos komandos nariai, o kai kuriuos veiksmus gali atlikti tik Savininkai;
   • prisijungiama Agilix paskyra, o kvietimą į komandą galima priimti tik iš patvirtinto el. pašto adreso;
   • Skydelis įrašo, kuris komandos narys išsaugojo vizitą;
   • failai nėra viešai prieinami - Skydelis juos atveria per nuorodas, galiojančias iki 3 dienų;
   • Skydelis ir duomenų bazė veikia serveryje Europos Sąjungoje;
   • duomenų bazės atsarginės kopijos: kopijos būsenai bet kuriuo momentu atkurti - 40 dienų, kasdienės kopijos Europos Sąjungoje - 60 dienų, kasdienė kopija Jungtinėse Valstijose - 2 mėnesius;
   • Skydelyje ištrinti failai ištrinami iš failų saugyklos;
   • stebimos programos klaidos ir serverio žurnalai (Sentry, Google Cloud Logging);
   • privačios pastabos nesiunčiamos dirbtinio intelekto modeliui.

   Paslaugų teikėjas reguliariai vertina šių priemonių veiksmingumą ir pritaiko jas prie rizikos.

8. Subtvarkytojai

   Klinika suteikia Paslaugų teikėjui bendrą leidimą pasitelkti subtvarkytojus. Šiuo metu tai:

   • Hetzner Online GmbH (Vokietija) - serveris Europos Sąjungoje, kuriame veikia Skydelis, paieška ir duomenų bazė;
   • Google (Firebase, Google Cloud) - failų saugojimas regione Jungtinėse Valstijose, duomenų bazės atsarginės kopijos Frankfurte ir kasdienė kopija Jungtinėse Valstijose, serverio žurnalai (Google Cloud Logging), modelis Gemini (Gemini API) ir statistika (Google Analytics), kuri gauna lankomų Skydelio puslapių adresus su vidiniais klientų ir gyvūnų identifikatoriais;
   • Mailgun Technologies, Inc. - Skydelio kontaktinės formos žinučių siuntimas (serveriai Europos Sąjungoje);
   • Functional Software, Inc. (Sentry) - programos klaidos ir veikimo matavimai (Jungtinės Valstijos);
   • Cloudflare, Inc. - per jo tinklą eina visas srautas į Skydelį.

   • Apie ketinimą pridėti ar pakeisti subtvarkytoją Paslaugų teikėjas informuoja Savininkus el. paštu ne vėliau kaip prieš 14 dienų. Per šį laiką Klinika gali pareikšti prieštaravimą, o Šalims nesutarus - nutraukti sutartį be įspėjimo.
   • Paslaugų teikėjas subtvarkytojams nustato ne mažesnes duomenų apsaugos pareigas nei numatytos šioje sutartyje ir atsako Klinikai už jų vykdymą.

9. Duomenų perdavimas už EEE ribų

   Dalis duomenų perduodama už Europos ekonominės erdvės ribų, ypač į Jungtines Valstijas (8 punktas). Perdavimo pagrindas - Europos Komisijos sprendimas dėl tinkamumo (Data Privacy Framework) arba Europos Komisijos patvirtintos standartinės sutarčių sąlygos. Apsaugos priemonių kopiją Paslaugų teikėjas pateikia Klinikos prašymu.

10. Duomenų subjektų teisės

    • Klinika savo klientų teises įgyvendina pati, naudodamasi Skydelio funkcijomis: duomenų peržiūra, taisymu, failų trynimu ir klientų archyvavimu.
    • Jei Skydelyje nėra reikiamos funkcijos, Savininkas el. paštu kreipiasi į Paslaugų teikėją, o šis prašymą įvykdo per 14 dienų.
    • Paslaugų teikėjas perduoda Klinikai prašymus, kuriuos fiziniai asmenys pateikia tiesiogiai jam, ir pats į juos neatsako.

11. Pagalba Klinikai

    Atsižvelgdamas į tvarkymo pobūdį ir turimą informaciją, Paslaugų teikėjas padeda Klinikai vykdyti BDAR 32-36 straipsnių pareigas: užtikrinti saugumą, pranešti apie pažeidimus, atlikti poveikio duomenų apsaugai vertinimą ir iš anksto konsultuotis su priežiūros institucija.

12. Asmens duomenų saugumo pažeidimai

    • Paslaugų teikėjas praneša Klinikai apie nustatytą Klinikos duomenų saugumo pažeidimą per 48 valandas nuo jo nustatymo, el. paštu Savininkams.
    • Pranešime, kiek įmanoma, pateikiama BDAR 33 straipsnio 3 dalyje nurodyta informacija: pažeidimo pobūdis, duomenų subjektų ir įrašų kategorijos ir apytikslis skaičius, galimos pasekmės, taikytos ar siūlomos priemonės ir kontaktinis asmuo. Iš karto neturimą informaciją Paslaugų teikėjas pateikia vėliau be nepagrįsto delsimo.
    • Priežiūros institucijai ir duomenų subjektams praneša Klinika.

13. Duomenų grąžinimas ir ištrynimas

    Pasibaigus paslaugos teikimui, Paslaugų teikėjas grąžina ir ištrina duomenis taisyklių 14 punkte aprašytu būdu ir terminais, nebent teisės aktai reikalauja juos toliau saugoti.

14. Informacija ir auditai

    • Paslaugų teikėjas per 14 dienų nuo prašymo pateikia Klinikai informaciją, reikalingą BDAR 28 straipsnio laikymuisi įrodyti.
    • Klinika ar jos įgaliotas auditorius gali atlikti auditą, ne vėliau kaip prieš 14 dienų įspėjęs Paslaugų teikėją, ne dažniau kaip kartą per 12 mėnesių, nebent auditas atliekamas po duomenų saugumo pažeidimo arba priežiūros institucijos prašymu. Auditas atliekamas Klinikos sąskaita, netrikdant Skydelio veikimo ir laikantis konfidencialumo.
    • Dėl subtvarkytojų Paslaugų teikėjas vietoje audito vietoje gali pateikti jų ataskaitas ir sertifikatus.

15. Atsakomybė

    Duomenų subjektams Šalys atsako pagal BDAR 82 straipsnį. Šalių tarpusavio santykiams taikomos taisyklių 10 punkto atsakomybės nuostatos tiek, kiek leidžia teisė.

16. Baigiamosios nuostatos

    • Asmens duomenų klausimais ši sutartis turi viršenybę prieš taisykles.
    • Ši sutartis keičiama taisyklių 15 punkte aprašyta tvarka.
    • Sutarčiai taikoma Lenkijos teisė, o ginčus sprendžia taisyklėse nurodytas teismas.
    • Privaloma yra lenkiška sutarties versija. Kitų kalbų versijos yra vertimai.