Usuwasz z listy osobę, która nie przyszła i nie zapłaciła, a miesiąc później słyszysz: “nie wiedziałem, że jestem coś winien”. System karnetów w klubie psich sportów ma sprawić, że tej rozmowy nie ma. W Agilix karnet, każda pieczątka i każda zaległa płatność są zapisane przy klubowiczu. Ty i on widzicie to samo.
Poniżej cała droga: od pierwszego karnetu do długu, który nie znika razem z zapisem. Jeśli klubu jeszcze nie masz, załóż go w Agilix. Zapisy i rezygnacje opisujemy osobno, w poradniku o grafiku klubu.
Jak działają karnety w Agilix
Karnet to pakiet wejść. W Agilix jest licznikiem przypisanym do jednej osoby w jednym klubie. Ma nazwę, liczbę pieczątek i datę wygaśnięcia. Jedna pieczątka to jedno wejście.
W aplikacji mobilnej wystawiasz go tak:
- Otwórz profil klubowicza i wybierz “Karnety”.
- Kliknij “Utwórz nowy karnet”.
- Wpisz nazwę i liczbę pieczątek.
- Wybierz datę wygaśnięcia: “1 Miesiąc”, “3 Miesiące”, “Niestandardowa” albo “Brak daty wygaśnięcia”.
Klubowicz dostaje powiadomienie o nowym karnecie. Swoje karnety ma w profilu klubu, w zakładce “Moje członkostwo”, pod nazwą “Moje Karnety”. Widzi tam, ile wejść zostało i do kiedy karnet jest ważny.
Pieczątki
Po zajęciach otwierasz karnet i klikasz “Dodaj pieczątkę”. Aplikacja pyta o potwierdzenie, a klubowicz dostaje powiadomienie. Pieczątka nie dodaje się sama po obecności na zajęciach. Dodajesz ją Ty, więc to Ty decydujesz, czy wejście się liczy.
W panelu klubu na stronie podasz też, kiedy wejście zostało odbite. Domyślnie to chwila kliknięcia. Wcześniejszy termin wpisujesz wtedy, gdy odnotowujesz wejście z opóźnieniem.
Pomyłka się zdarza. Otwórz “Historia pieczątek” i usuń pieczątkę ikoną przy jej dacie. Wejście wraca do puli, a klubowicz nie dostaje o tym powiadomienia.
Przedłużanie karnetów - aktywnych i wygasłych
Karnet kończy się w piątek, a klubowiczowi zostały dwa wejścia. Nie wystawiasz nowego. Przy karnecie jest ikona kalendarza z plusem, czyli “Przedłuż karnet”. Aplikacja pyta: “Czy potwierdzasz przedłużenie o 1 tydzień?”.
Tydzień liczy się na dwa sposoby. Karnet jeszcze ważny dostaje 7 dni od dotychczasowej daty wygaśnięcia. Karnet już wygasły dostaje 7 dni od dziś. Pieczątki zostają bez zmian, a klubowicz dostaje powiadomienie o przedłużeniu.
Przedłużysz tylko karnet, który ma datę wygaśnięcia i wolne wejścia. Wykorzystany albo wygasły karnet odnowisz przyciskiem “Utwórz taki sam”. Ta sama osoba dostaje wtedy nowy karnet o tej samej nazwie i liczbie wejść. Jest ważny tyle samo dni co poprzedni, licząc od dziś. Karnet bez daty wygaśnięcia odnawia się bez niej.
Przeglądanie wszystkich karnetów klubu
Wchodzenie w profil każdej osoby po kolei szybko męczy. Ekran “Karnety klubu” zbiera wszystkie karnety w jednym miejscu. W aplikacji otwierasz go w “Ustawienia klubu” → “Aktywność klubu” → “Karnety”. W panelu klubu na stronie to “Menu klubu” → “Finanse” → “Karnety”.
Lista jest pogrupowana po osobach. Trzy filtry przełączają, co widzisz: “Aktywne”, “Wykorzystane” i “Wygasłe”. Konkretną osobę znajdziesz polem “Szukaj po nazwisku”. Z tej listy dodasz pieczątkę i przedłużysz ważność bez otwierania profilu.
Jest tu też “Wygaś karnet”. Ta akcja zamyka karnet przed terminem i nie da się jej cofnąć.
Jedno zastrzeżenie: usunięcie osoby z klubu kasuje też jej karnety w tym klubie. Zanim kogoś usuniesz, sprawdź, czy nie ma niewykorzystanych wejść.
Zaległe płatności - kiedy ktoś nie zapłacił
Ktoś zapisał się na płatne zajęcia, nie przyszedł i nie zapłacił. Usuwasz go z listy, żeby zwolnić miejsce. Dług nie musi zniknąć razem z zapisem.
W oknie usuwania uczestnika jest przełącznik “Płatność nadal należna - zachowaj jako zaległą”. Pojawia się przy nieopłaconym zapisie. Gdy go zaznaczysz, kwota zostaje przy klubowiczu, a on nadal widzi ją jako zaległość.
Co widzisz Ty
Otwórz “Finanse klubu” w “Ustawienia klubu” → “Aktywność klubu”. Przy pierwszym wejściu aplikacja prowadzi przez włączenie rozliczeń w klubie. Sekcja “Zaległe płatności” pokazuje dwie sumy. “Składki za zajęcia” to nieopłacone zapisy na zajęcia. “Zatrzymane należności” to długi zachowane po usunięciu uczestnika.
Przy zaległości masz dwie akcje. “Oznacz jako opłaconą” wybierasz, gdy klubowicz zapłaci, gotówką albo kartą. Wpłata trafia do historii transakcji razem z informacją, kto ją zaksięgował. “Anuluj” umarza dług, a klubowicz przestaje go widzieć w swoich płatnościach. Jeśli liczysz jeszcze na wpłatę, zostaw zaległość otwartą.
W panelu klubu na stronie rozliczenia z jedną osobą otwiera przycisk “Rozliczenia” na liście członków. Widzisz tam, co ta osoba jest winna klubowi za zajęcia, i historię jej rozliczeń.
Co widzi klubowicz
Na agendzie ma baner “Masz zaległe płatności”. Dotknięcie banera otwiera “Moje płatności”. Przy zaległości widać kwotę, nazwę zajęć, psa i termin, a pozycja ma znacznik “Zaległe”. Na stronie to samo jest w “Moje zajęcia”, w zakładce “Płatności”: należności wobec klubów i karnety z liczbą pozostałych wejść.
Gdy już wiesz, kto jest winien, zostaje napisać do tej osoby. Rozmowy z klubowiczami opisujemy w poradniku o komunikacji w klubie.
Podsumowanie
Otwórz dziś “Karnety klubu” i przejrzyj filtr “Wygasłe”: zdecyduj, komu przedłużasz, a komu nie. Przy następnym usuwaniu nieopłaconego zapisu zaznacz, że płatność zostaje należna. Od tej chwili o pieniądzach rozmawiacie, patrząc na ten sam ekran.
