Agilix Vet datu apstrādes līgums

Spēkā no 2026. gada 9. oktobra.

1. Apstrādes priekšmets un mērķis

   • Klīnika uztic Pakalpojuma sniedzējam apstrādāt personas datus, ko Lietotāji ieraksta Panelī, tādā apjomā un nolūkā, lai sniegtu noteikumos aprakstīto Agilix Vet pakalpojumu.
   • Pakalpojuma sniedzējs neapstrādā šos datus saviem mērķiem, nepārdod tos un neizmanto reklāmai.

2. Ilgums

   Līgums ir spēkā visu Agilix Vet pakalpojuma līguma darbības laiku, bet pēc tā beigām - līdz datu atdošanai un dzēšanai saskaņā ar 13. punktu.

3. Apstrādes raksturs

   Pakalpojuma sniedzējs apstrādā datus automatizēti Paneļa darbības ietvaros: vāc tos no Lietotājiem, glabā, kārto, meklē, attēlo, dara pieejamus Klīnikas komandai, ar MI modeļa palīdzību veido no tiem ieteikumus (noteikumi, 8. punkts), veido rezerves kopijas un dzēš tos.

4. Datu veidi un datu subjektu kategorijas

   • Datu subjektu kategorijas: Klīnikas klienti (dzīvnieku īpašnieki), viņu kontaktpersonas un citas personas, kuru datus Lietotāji ieraksta Panelī, piemēram, piezīmēs vai failos.
   • Datu veidi: vārdi un uzvārdi, tālruņa numuri, e-pasta adreses, adreses, valsts, informācija par parādiem, parakstīti dokumenti un citi faili, dzīvnieku dati un to vizīšu un profilakses dokumentācija, Klīnikas komandas piezīmes un MI modeļa izveidoti ieteikumi. Pilns saraksts ir Agilix Vet privātuma politikā.
   • Panelis nav paredzēts īpašu kategoriju datiem (VDAR 9. pants) vai datiem par sodāmību (VDAR 10. pants). Ja Klīnika tos ievada, Pakalpojuma sniedzējs tos aizsargā tāpat kā citus datus.

5. Klīnikas norādījumi

   • Pakalpojuma sniedzējs apstrādā datus tikai saskaņā ar dokumentētiem Klīnikas norādījumiem. Norādījumi ir noteikumi, šis līgums un Lietotāju darbības Panelī. Citus norādījumus Īpašnieks sniedz pa e-pastu.
   • Ja tiesību akti uzliek Pakalpojuma sniedzējam pienākumu apstrādāt datus citādi, tas par to informē Klīniku pirms apstrādes sākšanas, ja vien tiesības to neaizliedz.
   • Pakalpojuma sniedzējs nekavējoties informē Klīniku, ja, viņaprāt, norādījums pārkāpj datu aizsardzības tiesību aktus.

6. Konfidencialitāte

   Pakalpojuma sniedzējs pieļauj piekļuvi datiem tikai personām, kurām tā vajadzīga pakalpojuma sniegšanai, Paneļa uzturēšanai un labošanai vai Klīnikas pieprasījumu apstrādei. Šīm personām ir pienākums ievērot konfidencialitāti arī pēc sadarbības beigām.

7. Apstrādes drošība

   Pakalpojuma sniedzējs piemēro VDAR 32. panta pasākumus, jo īpaši:

   • savienojumi ar Paneli ir šifrēti (HTTPS);
   • Klīnikas datus Panelī redz tikai tās komandas locekļi, un dažas darbības ir pieejamas tikai Īpašniekiem;
   • pieteikšanās notiek ar Agilix kontu, un uzaicinājumu komandā var pieņemt tikai no apstiprinātas e-pasta adreses;
   • Panelis reģistrē, kurš komandas loceklis saglabāja vizīti;
   • faili nav publiski pieejami - Panelis tos atver ar saitēm, kas derīgas līdz 3 dienām;
   • Panelis un datubāze darbojas serverī Eiropas Savienībā;
   • datubāzei ir rezerves kopijas: kopijas stāvokļa atjaunošanai uz jebkuru brīdi 40 dienas, ikdienas kopijas Eiropas Savienībā 60 dienas un ikdienas kopija Amerikas Savienotajās Valstīs 2 mēnešus;
   • Panelī dzēstie faili tiek dzēsti no failu krātuves;
   • lietotnes kļūdas un servera žurnāli tiek uzraudzīti (Sentry, Google Cloud Logging);
   • privātās piezīmes netiek sūtītas MI modelim.

   Pakalpojuma sniedzējs regulāri izvērtē šo pasākumu efektivitāti un pielāgo tos riskam.

8. Apakšapstrādātāji

   Klīnika dod Pakalpojuma sniedzējam vispārēju atļauju piesaistīt apakšapstrādātājus. Pašlaik tie ir:

   • Hetzner Online GmbH (Vācija) - serveris Eiropas Savienībā, kurā darbojas Panelis, meklēšana un datubāze;
   • Google (Firebase, Google Cloud) - failu glabāšana reģionā Amerikas Savienotajās Valstīs, datubāzes rezerves kopijas Frankfurtē un ikdienas kopija Amerikas Savienotajās Valstīs, servera žurnāli (Google Cloud Logging), modelis Gemini (Gemini API) un statistika (Google Analytics), kas saņem apmeklēto Paneļa lapu adreses ar iekšējiem klientu un dzīvnieku identifikatoriem;
   • Mailgun Technologies, Inc. - Paneļa saziņas veidlapas ziņojumu nosūtīšana (serveri Eiropas Savienībā);
   • Functional Software, Inc. (Sentry) - lietotnes kļūdas un darbības mērījumi (Amerikas Savienotās Valstis);
   • Cloudflare, Inc. - caur tā tīklu iet visa datplūsma uz Paneli.

   • Par nodomu pievienot vai mainīt apakšapstrādātāju Pakalpojuma sniedzējs informē Īpašniekus pa e-pastu vismaz 14 dienas iepriekš. Šajā laikā Klīnika var iebilst un, ja Puses nevienojas, izbeigt līgumu bez brīdinājuma termiņa.
   • Pakalpojuma sniedzējs uzliek apakšapstrādātājiem datu aizsardzības pienākumus, kas nav mazāki par šajā līgumā noteiktajiem, un atbild Klīnikai par to izpildi.

9. Datu nosūtīšana ārpus EEZ

   Daļa datu nonāk ārpus Eiropas Ekonomikas zonas, jo īpaši Amerikas Savienotajās Valstīs (8. punkts). Nosūtīšanas pamatā ir Eiropas Komisijas lēmums par aizsardzības pietiekamību (Data Privacy Framework) vai Eiropas Komisijas apstiprinātas līguma standartklauzulas. Aizsardzības pasākumu kopiju Pakalpojuma sniedzējs izsniedz pēc Klīnikas pieprasījuma.

10. Datu subjektu tiesības

    • Klīnika pati nodrošina savu klientu tiesības, izmantojot Paneļa funkcijas: datu apskati, labošanu, failu dzēšanu un klientu arhivēšanu.
    • Ja Panelī nav vajadzīgās funkcijas, Īpašnieks lūdz Pakalpojuma sniedzēju pa e-pastu, un Pakalpojuma sniedzējs izpilda lūgumu 14 dienu laikā.
    • Pakalpojuma sniedzējs pārsūta Klīnikai pieprasījumus, ko fiziskas personas adresē tieši viņam, un pats uz tiem neatbild.

11. Palīdzība Klīnikai

    Ņemot vērā apstrādes raksturu un tam pieejamo informāciju, Pakalpojuma sniedzējs palīdz Klīnikai izpildīt VDAR 32.-36. panta pienākumus: drošības nodrošināšanu, ziņošanu par pārkāpumiem, novērtējumu par ietekmi uz datu aizsardzību un iepriekšēju apspriešanos ar uzraudzības iestādi.

12. Personas datu aizsardzības pārkāpumi

    • Pakalpojuma sniedzējs paziņo Klīnikai par konstatētu Klīnikas datu aizsardzības pārkāpumu 48 stundu laikā pēc tā konstatēšanas, pa e-pastu Īpašniekiem.
    • Paziņojumā, ciktāl pieejams, ietver VDAR 33. panta 3. punktā minēto informāciju: pārkāpuma raksturu, datu subjektu un ierakstu kategorijas un aptuveno skaitu, iespējamās sekas, veiktos vai ierosinātos pasākumus un kontaktpersonu. Informāciju, kas nav pieejama uzreiz, Pakalpojuma sniedzējs sniedz vēlāk bez nepamatotas kavēšanās.
    • Uzraudzības iestādei un datu subjektiem paziņo Klīnika.

13. Datu atdošana un dzēšana

    Pēc pakalpojuma sniegšanas beigām Pakalpojuma sniedzējs atdod un dzēš datus noteikumu 14. punktā aprakstītajā veidā un termiņos, ja vien tiesību akti neprasa tos glabāt ilgāk.

14. Informācija un auditi

    • Pakalpojuma sniedzējs 14 dienu laikā pēc pieprasījuma sniedz Klīnikai informāciju, kas nepieciešama, lai pierādītu VDAR 28. panta prasību izpildi.
    • Klīnika vai tās pilnvarots auditors var veikt auditu, paziņojot Pakalpojuma sniedzējam vismaz 14 dienas iepriekš, ne biežāk kā reizi 12 mēnešos, ja vien audits netiek veikts pēc datu aizsardzības pārkāpuma vai pēc uzraudzības iestādes pieprasījuma. Auditu veic uz Klīnikas rēķina, netraucējot Paneļa darbību un ievērojot konfidencialitāti.
    • Attiecībā uz apakšapstrādātājiem Pakalpojuma sniedzējs klātienes audita vietā var iesniegt to ziņojumus un sertifikātus.

15. Atbildība

    Pret datu subjektiem Puses atbild saskaņā ar VDAR 82. pantu. Pušu savstarpējās attiecībās piemēro noteikumu 10. punkta atbildības noteikumus, ciktāl to pieļauj tiesības.

16. Nobeiguma noteikumi

    • Personas datu jautājumos šim līgumam ir prioritāte pār noteikumiem.
    • Šo līgumu groza noteikumu 15. punktā aprakstītajā kārtībā.
    • Līgumam piemēro Polijas tiesības, un strīdus izskata noteikumos norādītā tiesa.
    • Saistoša ir līguma poļu valodas versija. Citu valodu versijas ir tulkojumi.