Polityka prywatności Agilix Vet

Obowiązuje od 9 października 2026 r.

1. Administrator danych osobowych

   Administratorem danych osobowych w Agilix Vet - programie dla klinik weterynaryjnych dostępnym pod adresem vet.agilix.dog - jest:

   • Pełna nazwa firmy: Hackerman Consulting - Adam Gajzlerowicz
   • NIP: 7772841677
   • REGON: 380997651
   • Adres siedziby: Hebanowa 16E, 62-020 Zalasewo, woj. wielkopolskie
   • Email: adam@agilix.dog
   • Telefon: +48 737 909 076

   Ten sam przedsiębiorca prowadzi platformę Agilix. Agilix Vet jest jednak osobną usługą z własną bazą danych: dane klinik, ich klientów i pacjentów nie trafiają do platformy Agilix.

2. Zakres polityki

   • panel Agilix Vet (vet.agilix.dog), z którego korzystają lekarze weterynarii i personel klinik;
   • stronę agilix.dog/vet wraz z formularzem kontaktowym;
   • okno "Kontakt" w panelu Agilix Vet.

   Do panelu logujesz się kontem Agilix i przy logowaniu otrzymujemy z niego Twoje imię, nazwisko i adres e-mail. Przetwarzanie danych samego konta Agilix opisuje Polityka prywatności Agilix.

3. Administrator i podmiot przetwarzający

   • Jako administrator decydujemy o celach i sposobach przetwarzania danych użytkowników panelu (lekarzy i personelu klinik), danych osób, które piszą do nas przez formularz kontaktowy, oraz danych technicznych.
   • Jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO) przechowujemy i przetwarzamy dane, które klinika wprowadza do panelu o swoich klientach i ich zwierzętach. Administratorem tych danych jest klinika: to ona decyduje, jakie dane zbiera, w jakim celu i jak długo je przechowuje.

   Zasady, na jakich przetwarzamy dane klientów i pacjentów kliniki, określa Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, a zasady korzystania z panelu - Regulamin Agilix Vet.

4. Dane użytkowników panelu

   • dane konta: imię, nazwisko, adres e-mail i informacja, czy został potwierdzony, zdjęcie profilowe oraz identyfikator powiązanego konta Agilix;
   • dane o pracy w klinice: klinika, rola (właściciel lub pracownik), stanowisko, historia dodania do zespołu kliniki i usunięcia z niego (wraz z adresem e-mail), zaproszenia do kliniki (adres e-mail zaproszonej osoby) oraz wizyty, które użytkownik zapisał lub prowadził;
   • dane kliniki: nazwa, logo, oddziały (adres, telefon, e-mail), szablony, dokumenty do podpisu i treść informacji RODO dla klientów;
   • dane o korzystaniu z panelu: czas ostatniej aktywności i zamknięte komunikaty "Co nowego".

   Cele i podstawy prawne przetwarzania:

   • prowadzenie konta i świadczenie usługi Agilix Vet - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy);
   • wysłanie zaproszenia do zespołu kliniki na adres e-mail podany przez jej właściciela (wiadomość zawiera imię i nazwisko zapraszającego i nazwę kliniki) - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes);
   • bezpieczeństwo panelu, rozliczalność zmian w zespole kliniki oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń - art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
   • powiadomienie zespołu Agilix Vet przez komunikator Matrix o założeniu nowej kliniki (nazwa kliniki i oddziału, miasto oraz imię i nazwisko albo adres e-mail osoby zakładającej) - art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
   • przegląd korzystania z usługi w panelu administracyjnym Agilix Vet (nazwa kliniki, imię, nazwisko i adres e-mail właściciela, liczba osób w zespole i klientów oraz czas ostatniej aktywności zespołu) - art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Dane klientów i pacjentów klinik

   Klinika może zapisać w panelu w szczególności:

   • dane klientów (właścicieli zwierząt): imiona, nazwiska i numery telefonów osób kontaktowych, adres e-mail, adres, kraj, informację o zaległych płatnościach, informację, czy klinika ma podpisany dokument RODO, dokumenty podpisane na ekranie w klinice albo przez klienta na jego telefonie przez link z panelu, inne pliki oraz zdanie na powitanie klienta utworzone przez model AI;
   • dane zwierząt: imię, gatunek, płeć (z informacją o kastracji lub sterylizacji), rasę, umaszczenie, datę urodzenia, numer mikroczipa, alergie, choroby przewlekłe i informację, czy zwierzę żyje;
   • dokumentację wizyt: datę, oddział, notatki, badanie, wykonane zabiegi, zalecenia, skierowania, notatki prywatne, masę ciała, termin kontroli i informację o jej wykonaniu, załączniki, lekarza prowadzącego, osobę, która zapisała wizytę, oraz podsumowanie utworzone przez model AI;
   • profilaktykę: szczepienia, odrobaczanie oraz ochronę przed pchłami i kleszczami (preparat, seria, daty).

   Jako podmiot przetwarzający:

   • Przetwarzamy te dane po to, by świadczyć klinice usługę Agilix Vet. Nie sprzedajemy ich.
   • Przekazujemy je tylko dostawcom wymienionym w tej polityce.
   • W panelu dane klientów i pacjentów kliniki widzą tylko osoby z jej zespołu.
   • Klinika może w panelu poprawiać te dane, usuwać wizyty i pliki oraz archiwizować klientów i zwierzęta. Panel nie ma funkcji usunięcia klienta, eksportu danych ani usunięcia kliniki.
   • Usunięcie wizyty albo pliku klienta usuwa też sam plik z naszego magazynu plików, jeśli nie jest on dołączony nigdzie indziej w panelu.

   Jeśli jesteś klientem kliniki, która korzysta z Agilix Vet, ze swoimi prawami (np. dostępu do danych lub ich usunięcia) zwróć się do tej kliniki - to ona jest administratorem Twoich danych.

6. Funkcje sztucznej inteligencji

   Panel korzysta z modelu Gemini 3.8 Flash firmy Google, wywoływanego przez interfejs Gemini API, w dwóch funkcjach. Gdy wizyta zostaje zapisana z notatkami albo jej notatki się zmieniają, panel wysyła treść notatek i zaleceń, a model zwraca jednozdaniowe podsumowanie wizyty. Panel tworzy też zdanie, od którego lekarz może zacząć rozmowę z klientem: wysyła wtedy datę, notatki, badanie, zabiegi, zalecenia i skierowania z ostatnich wizyt zwierząt klienta (do pięciu wizyt z ostatnich trzech miesięcy, a gdy jest ich mniej niż dwie - tylko z ostatniej) oraz imię i gatunek zwierzęcia. Notatki prywatne nigdy nie są wysyłane, a panel nie dołącza danych kontaktowych klienta. Notatki są jednak tekstem pisanym przez zespół kliniki, więc do modelu trafia wszystko, co w nich zapisano. Wyniki zapisujemy przy wizycie i w karcie klienta; są tylko podpowiedzią dla lekarza.

7. Wiadomości z formularza kontaktowego

   • Gdy piszesz do nas przez formularz na stronie agilix.dog/vet albo przez okno "Kontakt" w panelu Agilix Vet, zapisujemy rodzaj zgłoszenia, treść wiadomości, dołączone pliki, Twoje imię i nazwisko oraz adres e-mail - w panelu z Twojego konta, wraz z jego identyfikatorem. Zapisujemy też adres strony, z której piszesz, nazwę i wersję przeglądarki oraz jednokierunkowy skrót (hash) adresu IP.
   • Przetwarzamy te dane, aby odpowiedzieć na wiadomość i zająć się zgłoszoną sprawą, a skrót adresu IP - aby ograniczyć liczbę wiadomości wysyłanych z jednego adresu i chronić formularz przed nadużyciami. To nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Wiadomość trafia do zespołu Agilix Vet e-mailem, a pliki przechowujemy w Google Firebase Storage bez publicznego dostępu.
   • Wiadomości i dołączone do nich pliki usuwamy po 12 miesiącach od wysłania.

8. Pliki cookies, statystyki i diagnostyka

   • Pliki cookies panelu - utrzymują sesję logowania (także wspólne logowanie kontem Agilix) oraz zapamiętują język, motyw, wybraną klinikę, stronę, na którą wracasz po zalogowaniu, i identyfikatory ostatnio otwieranych kart klientów (przez 30 dni); bez plików cookies sesji panel nie działa.
   • Statystyki - po zalogowaniu panel ładuje Google Analytics, które zapisuje pliki cookies i otrzymuje adresy odwiedzanych stron panelu wraz z identyfikatorem konta Agilix Vet (bez imienia, nazwiska i adresu e-mail) oraz informacje o otwarciu i wysłaniu okna "Kontakt", zamknięciu komunikatu "Co nowego" i działaniach na liście nadchodzącej opieki. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w ulepszaniu panelu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Strony, na których klient kliniki podpisuje dokument, nie ładują Google Analytics.
   • Diagnostyka - błędy aplikacji i pomiary czasu każdej operacji wysyłamy do Sentry, a logi serwera zapisujemy w Google Cloud Logging; zawierają m.in. adresy stron, informacje o przeglądarce i opis błędu. Panel nie nagrywa sesji użytkowników.
   • Strona agilix.dog/vet należy do serwisu agilix.dog - jej pliki cookies i statystyki opisuje Polityka prywatności Agilix.
   • Ustawieniami plików cookies możesz zarządzać w przeglądarce; wyłączenie plików cookies sesji uniemożliwi logowanie do panelu.

9. Odbiorcy i podmioty przetwarzające

   Dane przekazujemy następującym dostawcom:

   • Hetzner Online GmbH (Niemcy) - serwer w Unii Europejskiej, na którym działają panel, wyszukiwarka i baza danych;
   • Google (Firebase, Google Cloud) - przechowywanie plików (załączniki wizyt, dokumenty, zdjęcia) w regionie w Stanach Zjednoczonych, kopie zapasowe bazy danych we Frankfurcie oraz codzienna kopia bazy w Stanach Zjednoczonych, logi serwera (Google Cloud Logging), statystyki (Google Analytics) i model Gemini (Gemini API);
   • Mailgun Technologies, Inc. - wysyłka zaproszeń do zespołu kliniki i wiadomości z formularza kontaktowego (serwery w Unii Europejskiej);
   • Functional Software, Inc. (Sentry) - błędy aplikacji i pomiary jej działania (serwery w Stanach Zjednoczonych);
   • Cloudflare, Inc. - przez jego sieć przechodzi cały ruch do panelu (CDN i ochrona połączeń);
   • The Matrix.org Foundation C.I.C. (Wielka Brytania) - publiczny serwer komunikatora Matrix, przez który zespół Agilix Vet dostaje powiadomienie o założeniu nowej kliniki.
   • Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa oraz doradcom prawnym i księgowym.

10. Przekazywanie danych poza EOG

    Część danych trafia poza Europejski Obszar Gospodarczy. Pliki kliniki i codzienna kopia bazy danych są przechowywane w regionie Google w Stanach Zjednoczonych. Błędy i pomiary działania aplikacji trafiają do Sentry w Stanach Zjednoczonych. Google Analytics, Gemini API i Cloudflare mogą przetwarzać dane także poza EOG, w tym w Stanach Zjednoczonych. Matrix.org ma siedzibę w Wielkiej Brytanii. Podstawą przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (ramy Data Privacy Framework dla Stanów Zjednoczonych, decyzja dla Wielkiej Brytanii) albo Standardowe Klauzule Umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. Kopię stosowanych zabezpieczeń można uzyskać, pisząc na adres [email protected].

11. Okres przechowywania danych

    • dane konta i zespołu kliniki - przez czas korzystania z panelu; panel nie ma funkcji usunięcia konta, usunięcie można zlecić, pisząc na adres [email protected];
    • dane klientów i pacjentów kliniki - przez czas korzystania z usługi przez klinikę; nie usuwamy ich automatycznie;
    • pliki usunięte w panelu, także zastąpione zdjęcie profilu i logo kliniki - usuwamy je z magazynu plików w chwili usunięcia; kopia do odzyskania, którą przechowuje magazyn, wygasa najpóźniej po 37 dniach;
    • wiadomości z formularza kontaktowego i ich pliki - 12 miesięcy od wysłania, po czym usuwamy je automatycznie;
    • kopie zapasowe bazy danych - kopie do odtworzenia stanu z dowolnej chwili usuwamy po 40 dniach, codzienne kopie w Unii Europejskiej po 60 dniach, a codzienną kopię w Stanach Zjednoczonych po 2 miesiącach;
    • logi serwera i zgłoszenia błędów - przez okres przechowywania ustawiony w Google Cloud Logging i Sentry, po czym są usuwane automatycznie;
    • dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń - do upływu okresu przedawnienia tych roszczeń.

12. Prawa podmiotu danych

    • Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie.
    • Na żądanie odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od jego otrzymania.
    • Klienci klinik realizują swoje prawa w klinice, która jest administratorem ich danych.

    W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z administratorem pod adresem: adam@agilix.dog

13. Prawo do skargi

    Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

14. Dobrowolność podania danych

    Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych konta nie można jednak korzystać z panelu, a bez imienia, nazwiska i adresu e-mail nie odpowiemy na wiadomość z formularza.

15. Profilowanie i decyzje zautomatyzowane

    Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Podsumowania tworzone przez model Gemini są wyłącznie podpowiedzią dla lekarza.

16. Bezpieczeństwo danych

    Połączenia z panelem są szyfrowane (HTTPS). Dane klientów i pacjentów kliniki widzą w panelu tylko osoby z jej zespołu. Pliki nie są publicznie dostępne - panel otwiera je przez linki ważne do 3 dni.

17. Zmiany w polityce prywatności

    Możemy aktualizować tę politykę, gdy zmieniają się funkcje Agilix Vet lub jego dostawcy. Aktualną wersję publikujemy na tej stronie wraz z datą, od której obowiązuje.