Zásady ochrany osobních údajů Agilix Vet

Platí od 9. října 2026.

1. Správce osobních údajů

   Správcem osobních údajů v Agilix Vet - softwaru pro veterinární kliniky dostupném na adrese vet.agilix.dog - je:

   • Plný název společnosti: Hackerman Consulting - Adam Gajzlerowicz
   • DIČ (NIP): 7772841677
   • REGON: 380997651
   • Registrovaná adresa: Hebanowa 16E, 62-020 Zalasewo, woj. wielkopolskie
   • E-mail: adam@agilix.dog
   • Telefon: +48 737 909 076

   Stejný podnikatel provozuje platformu Agilix. Agilix Vet je však samostatná služba s vlastní databází: údaje klinik, jejich klientů a pacientů se na platformu Agilix nedostávají.

2. Rozsah zásad

   • panel Agilix Vet (vet.agilix.dog), který používají veterinární lékaři a personál klinik;
   • stránku agilix.dog/vet včetně kontaktního formuláře;
   • okno "Kontakt" v panelu Agilix Vet.

   Do panelu se přihlašujete účtem Agilix a při přihlášení z něj dostáváme vaše jméno, příjmení a e-mailovou adresu. Zpracování údajů samotného účtu Agilix popisují Zásady ochrany osobních údajů Agilix.

3. Správce a zpracovatel

   • Jako správce rozhodujeme o účelech a způsobech zpracování údajů uživatelů panelu (lékařů a personálu klinik), údajů osob, které nám píší přes kontaktní formulář, a technických údajů.
   • Jako zpracovatel (čl. 28 GDPR) uchováváme a zpracováváme údaje, které klinika zadává do panelu o svých klientech a jejich zvířatech. Správcem těchto údajů je klinika: rozhoduje, jaké údaje shromažďuje, za jakým účelem a jak dlouho je uchovává.

   Pravidla, podle kterých zpracováváme údaje klientů a pacientů kliniky, stanoví Smlouva o zpracování osobních údajů, pravidla používání panelu pak Obchodní podmínky Agilix Vet.

4. Údaje uživatelů panelu

   • údaje účtu: jméno, příjmení, e-mailová adresa a informace, zda byla potvrzena, profilová fotografie a identifikátor propojeného účtu Agilix;
   • údaje o práci na klinice: klinika, role (vlastník nebo zaměstnanec), pracovní pozice, historie přidání do týmu kliniky a odebrání z něj (včetně e-mailové adresy), pozvánky na kliniku (e-mailová adresa pozvané osoby) a návštěvy, které uživatel zapsal nebo vedl;
   • údaje kliniky: název, logo, pobočky (adresa, telefon, e-mail), šablony, dokumenty k podpisu a text informací GDPR pro klienty;
   • údaje o používání panelu: čas poslední aktivity a zavřená oznámení o novinkách.

   Účely a právní základy zpracování:

   • vedení účtu a poskytování služby Agilix Vet - čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR (plnění smlouvy);
   • odeslání pozvánky do týmu kliniky na e-mailovou adresu zadanou jejím vlastníkem (zpráva obsahuje jméno a příjmení zvoucího a název kliniky) - čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR (oprávněný zájem);
   • bezpečnost panelu, dohledatelnost změn v týmu kliniky a určení, výkon a obhajoba nároků - čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR;
   • upozornění týmu Agilix Vet přes komunikátor Matrix na založení nové kliniky (název kliniky a pobočky, město a jméno nebo e-mailová adresa zakladatele) - čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR;
   • přehled využívání služby v administračním panelu Agilix Vet (název kliniky, jméno, příjmení a e-mailová adresa vlastníka, počet členů týmu a klientů a čas poslední aktivity týmu) - čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR.

5. Údaje klientů a pacientů klinik

   Klinika může do panelu zapsat zejména:

   • údaje klientů (majitelů zvířat): jména, příjmení a telefonní čísla kontaktních osob, e-mailovou adresu, adresu, zemi, poznámku o neuhrazených platbách, informaci, zda má klinika podepsaný dokument GDPR, dokumenty podepsané na obrazovce na klinice nebo klientem na jeho telefonu přes odkaz z panelu, další soubory a větu na přivítání klienta vytvořenou modelem AI;
   • údaje zvířat: jméno, druh, pohlaví (včetně informace o kastraci či sterilizaci), plemeno, barvu, datum narození, číslo mikročipu, alergie, chronická onemocnění a informaci, zda zvíře žije;
   • dokumentaci návštěv: datum, pobočku, poznámky, vyšetření, provedené zákroky, doporučení, odeslání k dalšímu vyšetření, soukromé poznámky, hmotnost, termín kontroly a informaci o jejím provedení, přílohy, ošetřujícího lékaře, osobu, která návštěvu zapsala, a shrnutí vytvořené modelem AI;
   • prevenci: očkování, odčervení a ochranu proti blechám a klíšťatům (přípravek, šarže, data).

   Jako zpracovatel:

   • Tyto údaje zpracováváme, abychom klinice poskytovali službu Agilix Vet. Neprodáváme je.
   • Předáváme je pouze poskytovatelům uvedeným v těchto zásadách.
   • V panelu vidí údaje klientů a pacientů kliniky pouze členové jejího týmu.
   • Klinika může v panelu tyto údaje opravovat, mazat návštěvy a soubory a archivovat klienty a zvířata. Panel nemá funkci smazání klienta, exportu údajů ani smazání kliniky.
   • Smazání návštěvy nebo souboru klienta smaže i samotný soubor z našeho úložiště souborů, pokud není připojen jinde v panelu.

   Pokud jste klientem kliniky, která používá Agilix Vet, obraťte se se svými právy (např. na přístup k údajům nebo jejich výmaz) na tuto kliniku - je správcem vašich údajů.

6. Funkce umělé inteligence

   Panel používá ve dvou funkcích model Gemini 3.8 Flash společnosti Google, volaný přes rozhraní Gemini API. Když je návštěva uložena s poznámkami nebo se její poznámky změní, panel odešle text poznámek a doporučení a model vrátí jednovětné shrnutí návštěvy. Panel také vytváří větu, kterou může lékař zahájit rozhovor s klientem: odesílá přitom datum, poznámky, vyšetření, zákroky, doporučení a odeslání k dalšímu vyšetření z posledních návštěv zvířat klienta (až pět návštěv za poslední tři měsíce, a pokud jsou méně než dvě, jen poslední) a jméno a druh zvířete. Soukromé poznámky se nikdy neodesílají a panel nepřipojuje kontaktní údaje klienta. Poznámky jsou však volný text psaný týmem kliniky, takže do modelu se dostane vše, co je v nich zapsáno. Výsledky ukládáme u návštěvy a v kartě klienta; jsou pouze nápovědou pro lékaře.

7. Zprávy z kontaktního formuláře

   • Když nám píšete přes formulář na stránce agilix.dog/vet nebo přes okno "Kontakt" v panelu Agilix Vet, ukládáme typ zprávy, její text, přiložené soubory, vaše jméno a příjmení a e-mailovou adresu - v panelu z vašeho účtu spolu s jeho identifikátorem. Ukládáme také adresu stránky, ze které píšete, název a verzi prohlížeče a jednosměrný otisk (hash) IP adresy.
   • Tyto údaje zpracováváme, abychom na zprávu odpověděli a vyřešili, co hlásí, a otisk IP adresy, abychom omezili počet zpráv odeslaných z jedné adresy a chránili formulář před zneužitím. Jde o náš oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR). Zpráva se k týmu Agilix Vet dostane e-mailem a soubory uchováváme v Google Firebase Storage bez veřejného přístupu.
   • Zprávy a přiložené soubory mažeme 12 měsíců po odeslání.

8. Cookies, statistiky a diagnostika

   • Cookies panelu - udržují přihlášení (včetně společného přihlášení účtem Agilix) a pamatují si jazyk, motiv, zvolenou kliniku, stránku, na kterou se po přihlášení vracíte, a identifikátory naposledy otevřených karet klientů (po dobu 30 dnů); bez cookies relace panel nefunguje.
   • Statistiky - po přihlášení panel načítá Google Analytics, které ukládá cookies a dostává adresy navštívených stránek panelu spolu s identifikátorem účtu Agilix Vet (bez jména, příjmení a e-mailové adresy) a informace o otevření a odeslání okna "Kontakt", zavření oznámení o novinkách a akcích v seznamu nadcházející péče. Právním základem je náš oprávněný zájem na zlepšování panelu (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR). Stránky, na kterých klient kliniky podepisuje dokument, Google Analytics nenačítají.
   • Diagnostika - chyby aplikace a měření doby každé operace odesíláme do Sentry a serverové protokoly ukládáme v Google Cloud Logging; obsahují mimo jiné adresy stránek, informace o prohlížeči a popis chyby. Panel nenahrává relace uživatelů.
   • Stránka agilix.dog/vet patří k webu agilix.dog - její cookies a statistiky popisují Zásady ochrany osobních údajů Agilix.
   • Nastavení cookies můžete spravovat v prohlížeči; vypnutí cookies relace znemožní přihlášení do panelu.

9. Příjemci a zpracovatelé

   Údaje předáváme těmto poskytovatelům:

   • Hetzner Online GmbH (Německo) - server v Evropské unii, na kterém běží panel, vyhledávání a databáze;
   • Google (Firebase, Google Cloud) - ukládání souborů (přílohy návštěv, dokumenty, fotografie) v regionu ve Spojených státech, zálohy databáze ve Frankfurtu a denní kopie databáze ve Spojených státech, serverové protokoly (Google Cloud Logging), statistiky (Google Analytics) a model Gemini (Gemini API);
   • Mailgun Technologies, Inc. - odesílání pozvánek do týmu kliniky a zpráv z kontaktního formuláře (servery v Evropské unii);
   • Functional Software, Inc. (Sentry) - chyby aplikace a měření jejího výkonu (servery ve Spojených státech);
   • Cloudflare, Inc. - přes jeho síť prochází veškerý provoz do panelu (CDN a ochrana připojení);
   • The Matrix.org Foundation C.I.C. (Spojené království) - veřejný server komunikátoru Matrix, přes který tým Agilix Vet dostává upozornění na založení nové kliniky.
   • Údaje mohou být rovněž zpřístupněny subjektům oprávněným podle právních předpisů a právním a účetním poradcům.

10. Předávání údajů mimo EHP

    Část údajů opouští Evropský hospodářský prostor. Soubory kliniky a denní kopie databáze jsou uloženy v regionu Google ve Spojených státech. Chyby a měření výkonu aplikace směřují do Sentry ve Spojených státech. Google Analytics, Gemini API a Cloudflare mohou údaje zpracovávat i mimo EHP, včetně Spojených států. Matrix.org sídlí ve Spojeném království. Předání se opírá o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (rámec Data Privacy Framework pro Spojené státy, rozhodnutí pro Spojené království) nebo o standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí. Kopii použitých záruk získáte na adrese [email protected].

11. Doba uchovávání údajů

    • údaje účtu a týmu kliniky - po dobu používání panelu; panel nemá funkci smazání účtu, o výmaz můžete požádat na adrese [email protected];
    • údaje klientů a pacientů kliniky - po dobu, kdy klinika službu využívá; automaticky je nemažeme;
    • soubory smazané v panelu, včetně nahrazené profilové fotky nebo loga kliniky - mažeme je z úložiště souborů v okamžiku smazání; kopie pro obnovu, kterou úložiště uchovává, zaniká nejpozději po 37 dnech;
    • zprávy z kontaktního formuláře a jejich soubory - 12 měsíců od odeslání, poté je automaticky mažeme;
    • zálohy databáze - kopie pro obnovu stavu k libovolnému okamžiku mažeme po 40 dnech, denní kopie v Evropské unii po 60 dnech a denní kopii ve Spojených státech po 2 měsících;
    • serverové protokoly a hlášení chyb - po dobu uchovávání nastavenou v Google Cloud Logging a Sentry, poté se automaticky mažou;
    • údaje potřebné k určení, výkonu nebo obhajobě nároků - do uplynutí promlčecí lhůty těchto nároků.

12. Práva subjektu údajů

    • Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování a přenositelnost a také právo vznést námitku proti zpracování založenému na našem oprávněném zájmu.
    • Na žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od jejího obdržení.
    • Klienti klinik uplatňují svá práva u kliniky, která je správcem jejich údajů.

    Ve věcech týkajících se zpracování osobních údajů lze správce kontaktovat na adrese: adam@agilix.dog

13. Právo podat stížnost

    Pokud se domníváte, že Vaše údaje zpracováváme protiprávně, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu - předsedy polského Úřadu pro ochranu osobních údajů (ul. Stawki 2, 00-193 Varšava, Polsko).

14. Dobrovolnost poskytnutí údajů

    Poskytnutí údajů je dobrovolné. Bez údajů účtu však nelze panel používat a bez jména, příjmení a e-mailové adresy nemůžeme odpovědět na zprávu z formuláře.

15. Profilování a automatizovaná rozhodnutí

    Nečiníme vůči vám rozhodnutí založená výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, která by měla právní účinky nebo by se vás obdobně významně dotkla. Shrnutí vytvářená modelem Gemini jsou pouze nápovědou pro lékaře.

16. Bezpečnost údajů

    Připojení k panelu je šifrované (HTTPS). Údaje klientů a pacientů kliniky vidí v panelu pouze členové jejího týmu. Soubory nejsou veřejně dostupné - panel je otevírá přes odkazy platné nejvýše 3 dny.

17. Změny v zásadách ochrany osobních údajů

    Tyto zásady můžeme aktualizovat, když se změní funkce Agilix Vet nebo jeho poskytovatelé. Aktuální verzi zveřejňujeme na této stránce spolu s datem účinnosti.