Sobota, siódma rano: tor stoi, skryba ma przed sobą listę startową, a przy odprawie nie rośnie kolejka. Żeby zorganizować zawody agility, które tak wyglądają, większość pracy wykonujesz kilka tygodni wcześniej. Ustawiasz limity miejsc i plan biegów, obsadzasz pomoc i wybierasz jedno miejsce, z którego uczestnicy biorą informacje. W Agilix Agility listy, czasy i wyniki masz potem w jednym panelu.
Zanim otworzysz zapisy
Pierwszy błąd pojawia się, zanim ktokolwiek zgłosi psa: zapisy ruszają za późno. Zawodnicy układają sezon z wyprzedzeniem. Otwórz zgłoszenia wcześnie, nawet jeśli plan biegów jeszcze dopracowujesz.
Zawody zakładasz w menu “Dla organizatorów” → “Dodaj zawody”. Formularz prowadzi przez termin i miejsce, daty rozpoczęcia i zakończenia zgłoszeń, limity i płatności. Tu też decydujesz, czy liczy się kolejność zgłoszeń, czy każde zatwierdzasz ręcznie. Odpowiada za to opcja “Uczestnicy po zgłoszeniu muszą być zatwierdzeni przez organizatora”.
Zapisane zawody nie są widoczne dla uczestników do czasu publikacji. Masz więc spokój na ułożenie wszystkiego. Przycisk “Opublikuj” pojawia się po kroku “Opłać zawody”, w którym wybierasz pakiet. Załóż zawody w Agilix Agility i przejdź formularz, zanim ogłosisz termin.
Limity miejsc i plan biegów
W sekcji “Miejsca i limity” podajesz liczbę miejsc dla Minus zero, Zero i Open. Możesz też włączyć oddzielne limity dla A1, A2 i A3. Wtedy jedna oblegana klasa nie zabierze miejsc pozostałym.
O tym, kto i na który dzień może się zapisać, decydują biegi. Pies zapisuje się tylko na dni, w których jego klasa ma biegi. Dzięki temu poprowadzisz na przykład A1 w piątek i sobotę, a A2 i A3 w sobotę i niedzielę. Na stronie planu tabela “Którzy uczestnicy mogą się zapisać?” pokazuje ten układ oczami zawodnika. Pomarańczowy komunikat ostrzega, gdy w którymś dniu nie ma biegu, na który da się zapisać.
Przy pustych ringach nie musisz dodawać biegów pojedynczo. Generator planu biegów przyjmuje opis zwykłym językiem, na przykład “Sobota: A1 x3, A2 x3, A3 x3”. Aplikacja proponuje ringi i biegi, a Ty je zatwierdzasz. Biegi drużynowe i finały dodajesz ręcznie.
Komunikacja z uczestnikami - tablica ogłoszeń
Cisza między otwarciem zapisów a dniem zawodów wraca do Ciebie jako te same pytania w prywatnych wiadomościach. Wybierz jedno miejsce na informacje i trzymaj się go.
W “Menu → Tablica ogłoszeń” wpis ma tytuł i treść. Przełącznik “Powiadom uczestników o nowym wpisie” wysyła o nim powiadomienie. Najważniejszy wpis możesz przypiąć. Licznik pokazuje, ilu uczestników go zobaczyło, więc wiesz, czy zmiana godziny dotarła. Tablica jest widoczna na stronie zawodów.
Do spraw, które dotyczą części osób, służy e-mail z listy uczestników. Opcja “Wyślij tylko do tych, którzy nie zapłacili” załatwia przypomnienie o wpisowym jedną wiadomością.
Zespół i uprawnienia
W pojedynkę nie obstawisz ringu, odprawy i kasy. W “Menu → Uprawnienia” dodajesz osoby do zespołu i nadajesz dostęp obsłudze: “Dostęp stewarda”, “Dostęp skryby” i “Dostęp do odnotowywania obecności”. Taki dostęp jest tymczasowy i obowiązuje tylko na czas zawodów. Sędzia nie potrzebuje konta. Wyniki wprowadza skryba albo steward.
Księgowy
Rola “Księgowy” obejmuje płatności uczestników i notatki. Pełny dostęp do zawodów ma tylko rola “Organizator”. Osoba od rozliczeń nie zmieni więc przypadkiem limitów ani list.
W tabeli uczestników przycisk “Zapłacone” odhacza wpłatę. Przełącznik “Podaj kwotę przy oznaczaniu płatności” pozwala zapisać przy niej konkretną kwotę. Filtr “Tylko z brakiem płatności” zostawia na ekranie same nieopłacone zgłoszenia. Po zawodach w “Menu → Wydruki” czeka “Raport płatności”: przyjęci uczestnicy i status płatności. Skarbnik klubu dostaje jeden dokument zamiast wyciągów i maili.
Pomocnicy
Policz ludzi, zanim policzysz psy. Rozpiska pomocy ma siedem ról na każdy bieg: Skryba, Steward, Laptop, Stoper, Budowa toru, Tyczki i Smycze. Pusta kratka w rozpisce to osoba, której w sobotę zabraknie przy ringu.
Siatkę otwierasz z “Menu → Pomocnicy”: biegi w jedną stronę, role w drugą. Dodajesz osoby z aplikacji albo spoza niej. “Kopiuj do pozostałych rozmiarów” oszczędza wpisywania tej samej osoby kilka razy. Aplikacja ostrzega, gdy ktoś pomaga w biegu, w którym sam startuje.
Uczestnicy mogą też zgłosić się do pomocy sami, klikając komórkę na stronie “Rozpiska pomocy”. Gotową rozpiskę każdy otworzy z linku “Pomocnicy” na stronie zawodów. Ty możesz ją wyeksportować do PDF.
Sortowanie list startowych
Listy startowe generujesz po zakończeniu zgłoszeń. Pierwszy krok zamraża dane uczestników, drugi układa kolejność. Sortowanie ma do trzech poziomów. “Sortuj według” ustawia kategorie rozmiaru, rosnąco albo malejąco. W “Następnie według” wybierasz “Automatycznie”, poziom umiejętności albo nazwisko. Trzeci poziom pojawia się, gdy w drugim nie wybierzesz “Automatycznie”.
Generator sam rozstawia psy tego samego przewodnika, żeby między startami była przerwa. Nie miesza przy tym kategorii wzrostowych. Biegi tej samej klasy z tymi samymi psami dostają domyślnie jedną wspólną kolejność.
Potem możesz przeciągać psy ręcznie. Aplikacja ostrzeże, gdy przewodnik ma mniej niż 10 psów przerwy między swoimi biegami. Po każdym przestawieniu przejrzyj pozostałe listy tej klasy. Zmiana zwykle przenosi się na nie sama, ale nie na bieg, który już się rozpoczął, ani na inny ring.
Do list dołóż harmonogram. Przycisk “Harmonogram” przy ringu i “Wygeneruj harmonogram” układają dzień od godziny pierwszego zapoznania z torem. Uczestnicy widzą go na żywo z dopiskiem “Opóźnienie”, “Wyprzedzenie” albo “Zgodnie z planem”. Mniej osób pyta wtedy sekretariat, o której biegnie.
Rejestracja w dniu zawodów
Papierowa lista przy wejściu to pierwsza kolejka dnia. Opcja “Używaj elektronicznej rejestracji” w ustawieniach zawodów włącza odprawę w aplikacji. Osobie przy stoliku nadajesz “Dostęp do odnotowywania obecności”.
Ekran odprawy, czyli “Menu → Odnotowywanie obecności”, ma wyszukiwarkę oraz liczniki “Odhaczeni” i “Łącznie”. Po oznaczeniu obecności wyszukiwarka czyści się sama. Gdy przewodnik ma kilka psów, zostaje na ekranie, aż odhaczysz wszystkie.
Przy każdym uczestniku widać stan szczepienia przeciw wściekliźnie z datą ważności. Ten stan niczego nie blokuje. Psa z papierową książeczką odprawiasz normalnie.
Pomiar czasu - bramki FDS ZKwP
Każdy czas przepisany ręcznie ze stopera to okazja do pomyłki i do dyskusji przy wynikach. Agilix Agility współpracuje z trzema rodzinami urządzeń: Galican CANometer V2, systemami opartymi na FDS i ALGE Timy3. Zmierzony czas trafia do wyniku zespołu bez przepisywania.
Zestaw bramek FDS ZKwP podłączasz tak:
- Wepnij zestaw kablem USB do komputera z przeglądarką Chrome albo Edge. Dodatkowy program nie jest potrzebny.
- W “Menu → Głos i bramki pomiarowe” zaznacz “Bramki FDS ZKWP są dostępne” i wybierz bramki z listy urządzeń USB.
- Poczekaj na napis “Połączenie nawiązane”. Przeglądarka zapamięta bramki na tym komputerze.
- Sprawdź połączenie bez rozstawiania fotokomórek. Naciśnij na boxie start i metę, a pod danymi urządzenia pojawi się “Ostatni czas z bramek”.
Dwie rzeczy przekaż osobie przy laptopie. Czas z mety wpisuje się tylko wtedy, gdy wcześniej kliknięto “Start”, i nie zastępuje czasu wpisanego ręcznie. Po odłączeniu i ponownym podłączeniu kabla trzeba odświeżyć stronę biegu. Resztę opisuje strona Pomiar czasu.
Wyniki i kumulacje dynamiczne
Wyniki pojawiają się na stronie list startowych i wyników na bieżąco, w miarę zapisywania biegów. Do klasyfikacji z kilku biegów służy kumulacja:
- Otwórz “Menu → Dynamiczna kalkulacja”.
- Wybierz formułę: “Wybaczająca (dis dodaje 30 punktów)”, “Twarda (dis usuwa z listy)” albo “Surowa (dis dodaje 100 punktów i 0 sekund)”.
- Wybierz biegi. Mogą być z różnych klas i kategorii.
- Wybierz grupowanie kategorii.
- Kliknij “Dalej”, wpisz nazwę, na przykład “Sobotnia kumulacja”, i kliknij “Opublikuj”.
Opublikowana kumulacja jest widoczna publicznie na stronie biegów. Przycisk “Usuń” ją wycofuje. Protokół ZKWP w PDF i XLSX oraz wydruki wyników pobierasz z “Menu → Wydruki”.
Podsumowanie
Zacznij od tego, co da się zrobić dziś: załóż zawody, wpisz limity i roześlij rozpiskę pomocy. Sobotni poranek przy ringu będzie wtedy należał do psów, nie do arkuszy.
