Política de privacidad de Agilix Vet

Vigente desde el 9 de octubre de 2026.

1. Responsable del tratamiento de datos personales

   El responsable del tratamiento de los datos personales en Agilix Vet - el software para clínicas veterinarias disponible en vet.agilix.dog - es:

   • Nombre completo de la empresa: Hackerman Consulting - Adam Gajzlerowicz
   • NIP: 7772841677
   • REGON: 380997651
   • Dirección registrada: Hebanowa 16E, 62-020 Zalasewo, woj. wielkopolskie
   • Email: adam@agilix.dog
   • Teléfono: +48 737 909 076

   El mismo empresario gestiona la plataforma Agilix. Sin embargo, Agilix Vet es un servicio independiente con su propia base de datos: los datos de las clínicas, sus clientes y pacientes no llegan a la plataforma Agilix.

2. Ámbito de la política

   • el panel de Agilix Vet (vet.agilix.dog) que utilizan los veterinarios y el personal de las clínicas;
   • la página agilix.dog/vet con su formulario de contacto;
   • la ventana "Contact" del panel de Agilix Vet.

   Inicias sesión en el panel con tu cuenta de Agilix y, al hacerlo, recibimos de ella tu nombre, apellidos y correo electrónico. El tratamiento de los datos de la propia cuenta de Agilix se describe en la Política de privacidad de Agilix.

3. Responsable y encargado del tratamiento

   • Como responsable decidimos los fines y medios del tratamiento de los datos de los usuarios del panel (veterinarios y personal de las clínicas), de los datos de quienes nos escriben mediante el formulario de contacto y de los datos técnicos.
   • Como encargado del tratamiento (art. 28 RGPD) almacenamos y tratamos los datos que una clínica introduce en el panel sobre sus clientes y sus animales. El responsable de esos datos es la clínica: ella decide qué datos recoge, con qué fin y durante cuánto tiempo los conserva.

   Las reglas con las que tratamos los datos de los clientes y pacientes de la clínica figuran en el Contrato de encargo del tratamiento de datos personales, y las de uso del panel, en los Términos del servicio de Agilix Vet.

4. Datos de los usuarios del panel

   • datos de la cuenta: nombre, apellidos, correo electrónico e información de si se ha confirmado, foto de perfil e identificador de la cuenta de Agilix vinculada;
   • datos sobre el trabajo en una clínica: la clínica, el rol (propietario o empleado), el puesto, el historial de incorporación al equipo de la clínica y de salida de él (con el correo electrónico), las invitaciones a la clínica (correo electrónico de la persona invitada) y las visitas que el usuario registró o atendió;
   • datos de la clínica: nombre, logotipo, sucursales (dirección, teléfono, correo electrónico), plantillas, documentos para firmar y el texto informativo del RGPD para los clientes;
   • datos de uso del panel: hora de la última actividad y avisos de novedades cerrados.

   Fines y bases jurídicas del tratamiento:

   • gestión de la cuenta y prestación del servicio Agilix Vet - art. 6.1.b RGPD (ejecución de un contrato);
   • envío de una invitación al equipo de la clínica a la dirección de correo indicada por su propietario (el mensaje incluye el nombre de quien invita y el nombre de la clínica) - art. 6.1.f RGPD (interés legítimo);
   • seguridad del panel, trazabilidad de los cambios en el equipo de la clínica y formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones - art. 6.1.f RGPD;
   • aviso al equipo de Agilix Vet, a través del servicio de mensajería Matrix, de la creación de una nueva clínica (nombre de la clínica y de la sucursal, ciudad y nombre o correo electrónico de quien la crea) - art. 6.1.f RGPD;
   • visión general del uso del servicio en el panel de administración de Agilix Vet (nombre de la clínica, nombre, apellidos y correo electrónico del propietario, número de miembros del equipo y de clientes y última actividad del equipo) - art. 6.1.f RGPD.

5. Datos de clientes y pacientes de las clínicas

   Una clínica puede registrar en el panel, en particular:

   • datos de los clientes (propietarios de los animales): nombres, apellidos y teléfonos de las personas de contacto, correo electrónico, dirección, país, una nota sobre pagos pendientes, si la clínica tiene un documento del RGPD firmado, documentos firmados en pantalla en la clínica o por el cliente en su propio teléfono mediante un enlace del panel, otros archivos y una frase de saludo para el cliente escrita por el modelo de IA;
   • datos de los animales: nombre, especie, sexo (incluida la castración o esterilización), raza, capa, fecha de nacimiento, número de microchip, alergias, enfermedades crónicas y si el animal está vivo;
   • historial de visitas: fecha, sucursal, notas, exploración, procedimientos realizados, recomendaciones, derivaciones, notas privadas, peso corporal, fecha de revisión y si se realizó, adjuntos, veterinario responsable, la persona que registró la visita y un resumen escrito por el modelo de IA;
   • medicina preventiva: vacunaciones, desparasitaciones y protección contra pulgas y garrapatas (producto, lote, fechas).

   Como encargado del tratamiento:

   • Tratamos estos datos para prestar a la clínica el servicio Agilix Vet. No los vendemos.
   • Solo los comunicamos a los proveedores indicados en esta política.
   • En el panel, los datos de clientes y pacientes de una clínica solo los ven los miembros de su equipo.
   • En el panel, la clínica puede corregir estos datos, eliminar visitas y archivos y archivar clientes y animales. El panel no tiene ninguna función para eliminar un cliente, exportar datos o eliminar una clínica.
   • Eliminar una visita o un archivo del cliente también elimina el propio archivo de nuestro almacenamiento de archivos, salvo que siga adjunto en otro lugar del panel.

   Si eres cliente de una clínica que usa Agilix Vet, dirígete a esa clínica para ejercer tus derechos (por ejemplo, el acceso a tus datos o su supresión): ella es la responsable de tus datos.

6. Funciones de inteligencia artificial

   El panel utiliza en dos funciones el modelo Gemini 3.8 Flash de Google, al que llama a través de la Gemini API. Cuando una visita se guarda con notas o sus notas cambian, el panel envía el texto de las notas y recomendaciones y el modelo devuelve un resumen de la visita en una frase. El panel también crea una frase con la que el veterinario puede iniciar la conversación con el cliente: envía entonces la fecha, notas, exploración, procedimientos, recomendaciones y derivaciones de las últimas visitas de los animales del cliente (hasta cinco visitas de los últimos tres meses o, si hay menos de dos, solo la última) y el nombre y la especie del animal. Las notas privadas nunca se envían y el panel no añade los datos de contacto del cliente. Sin embargo, las notas son texto libre escrito por el equipo de la clínica, así que al modelo llega todo lo que contienen. Guardamos los resultados con la visita y en la ficha del cliente; son solo una sugerencia para el veterinario.

7. Mensajes enviados mediante el formulario de contacto

   • Cuando nos escribes mediante el formulario de la página agilix.dog/vet o la ventana "Contact" del panel de Agilix Vet, guardamos el tipo de consulta, el texto del mensaje, los archivos adjuntos y tu nombre, apellidos y correo electrónico, tomados de tu cuenta junto con su identificador si escribes desde el panel. También guardamos la dirección de la página desde la que escribes, el nombre y la versión del navegador y un hash unidireccional de tu dirección IP.
   • Tratamos estos datos para responder al mensaje y ocuparnos de lo que comunica, y el hash de la IP para limitar el número de mensajes enviados desde una misma dirección y proteger el formulario frente a abusos. Esto constituye nuestro interés legítimo (art. 6.1.f RGPD). El mensaje llega al equipo de Agilix Vet por correo electrónico y guardamos los archivos en Google Firebase Storage sin acceso público.
   • Eliminamos los mensajes y sus archivos adjuntos 12 meses después de su envío.

8. Cookies, estadísticas y diagnóstico

   • Cookies del panel - mantienen la sesión iniciada (también el inicio de sesión compartido con la cuenta de Agilix) y recuerdan el idioma, el tema, la clínica seleccionada, la página a la que vuelves tras iniciar sesión y los identificadores de las fichas de clientes abiertas recientemente (durante 30 días); sin las cookies de sesión el panel no funciona.
   • Estadísticas - tras iniciar sesión, el panel carga Google Analytics, que guarda cookies y recibe las direcciones de las páginas del panel visitadas junto con el identificador de la cuenta de Agilix Vet (sin nombre, apellidos ni correo electrónico), así como información sobre la apertura y el envío de la ventana "Contacto", el cierre de un aviso de novedades y las acciones en la lista de cuidados próximos. La base jurídica es nuestro interés legítimo en mejorar el panel (art. 6.1.f RGPD). Las páginas en las que un cliente de la clínica firma un documento no cargan Google Analytics.
   • Diagnóstico - enviamos a Sentry los errores de la aplicación y las mediciones de tiempo de cada operación, y guardamos los registros del servidor en Google Cloud Logging; incluyen, entre otros, direcciones de páginas, información del navegador y la descripción del error. El panel no graba las sesiones de los usuarios.
   • La página agilix.dog/vet forma parte del sitio agilix.dog: sus cookies y estadísticas se describen en la Política de privacidad de Agilix.
   • Puedes gestionar la configuración de cookies en tu navegador; desactivar las cookies de sesión impide iniciar sesión en el panel.

9. Destinatarios y procesadores

   Comunicamos los datos a los siguientes proveedores:

   • Hetzner Online GmbH (Alemania) - un servidor en la Unión Europea en el que funcionan el panel, el buscador y la base de datos;
   • Google (Firebase, Google Cloud) - almacenamiento de archivos (adjuntos de visitas, documentos, fotos) en una región de Estados Unidos, copias de seguridad de la base de datos en Fráncfort y una copia diaria de la base de datos en Estados Unidos, registros del servidor (Google Cloud Logging), estadísticas (Google Analytics) y el modelo Gemini (Gemini API);
   • Mailgun Technologies, Inc. - envío de invitaciones al equipo de la clínica y de mensajes del formulario de contacto (servidores en la Unión Europea);
   • Functional Software, Inc. (Sentry) - errores de la aplicación y mediciones de su rendimiento (servidores en Estados Unidos);
   • Cloudflare, Inc. - todo el tráfico hacia el panel pasa por su red (CDN y protección de las conexiones);
   • The Matrix.org Foundation C.I.C. (Reino Unido) - el servidor público de la mensajería Matrix mediante el cual el equipo de Agilix Vet recibe el aviso de la creación de una nueva clínica.
   • Los datos también pueden comunicarse a las entidades autorizadas por la ley y a asesores jurídicos y contables.

10. Transferencias fuera del EEE

    Una parte de los datos sale del Espacio Económico Europeo. Los archivos de la clínica y la copia diaria de la base de datos se guardan en una región de Google en Estados Unidos. Los errores y las mediciones de rendimiento de la aplicación van a Sentry en Estados Unidos. Google Analytics, la Gemini API y Cloudflare también pueden tratar datos fuera del EEE, incluido Estados Unidos. Matrix.org tiene su sede en el Reino Unido. La transferencia se basa en una decisión de adecuación de la Comisión Europea (el Data Privacy Framework para Estados Unidos, la decisión para el Reino Unido) o en Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea. Puedes obtener una copia de las garantías aplicadas escribiendo a [email protected].

11. Período de retención de datos

    • datos de la cuenta y del equipo de la clínica - mientras se utilice el panel; el panel no tiene función para eliminar la cuenta, puedes solicitar la supresión escribiendo a [email protected];
    • datos de clientes y pacientes de la clínica - mientras la clínica utilice el servicio; no los eliminamos automáticamente;
    • archivos eliminados en el panel, también una foto de perfil o un logotipo de la clínica sustituidos - los eliminamos del almacenamiento de archivos en el momento de borrarlos; la copia recuperable que conserva el almacenamiento caduca como máximo a los 37 días;
    • mensajes del formulario de contacto y sus archivos - 12 meses desde su envío, tras lo cual los eliminamos automáticamente;
    • copias de seguridad de la base de datos - las copias para restaurar cualquier momento se eliminan a los 40 días, las copias diarias en la Unión Europea a los 60 días y la copia diaria en Estados Unidos a los 2 meses;
    • registros del servidor e informes de errores - durante el plazo de conservación configurado en Google Cloud Logging y Sentry, tras lo cual se eliminan automáticamente;
    • datos necesarios para formular, ejercer o defender reclamaciones - hasta que prescriban dichas reclamaciones.

12. Derechos del sujeto de datos

    • Tienes derecho a acceder a tus datos, a su rectificación, supresión, limitación del tratamiento y portabilidad, así como a oponerte al tratamiento basado en nuestro interés legítimo.
    • Respondemos a cada solicitud sin dilación indebida y, en todo caso, en el plazo de un mes desde su recepción.
    • Los clientes de las clínicas ejercen sus derechos ante la clínica, que es la responsable de sus datos.

    En asuntos relacionados con el procesamiento de datos personales, se puede contactar al responsable en: adam@agilix.dog

13. Derecho a presentar una reclamación

    Si crees que procesamos tus datos ilícitamente, tienes derecho a presentar una reclamación ante la autoridad supervisora - el Presidente de la Oficina de Protección de Datos Personales (ul. Stawki 2, 00-193 Varsovia, Polonia).

14. Carácter voluntario de los datos

    Facilitar los datos es voluntario. Sin embargo, sin los datos de la cuenta no se puede usar el panel y sin nombre, apellidos y correo electrónico no podemos responder a un mensaje del formulario.

15. Perfilado y decisiones automatizadas

    No tomamos decisiones sobre ti basadas únicamente en el tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos o te afecten significativamente de modo similar. Los resúmenes que redacta el modelo Gemini son solo sugerencias para el veterinario.

16. Seguridad de datos

    Las conexiones con el panel están cifradas (HTTPS). En el panel, los datos de clientes y pacientes de una clínica solo los ven los miembros de su equipo. Los archivos no son de acceso público: el panel los abre mediante enlaces válidos hasta 3 días.

17. Cambios en la Política de Privacidad

    Podemos actualizar esta política cuando cambien las funciones o los proveedores de Agilix Vet. Publicamos la versión vigente en esta página junto con la fecha desde la que se aplica.