Політика конфіденційності Agilix Vet

Діє з 9 жовтня 2026 р.

1. Контролер персональних даних

   Контролером персональних даних в Agilix Vet - програмі для ветеринарних клінік, доступній за адресою vet.agilix.dog, - є:

   • Повна назва компанії: Hackerman Consulting - Adam Gajzlerowicz
   • Податковий номер (NIP): 7772841677
   • REGON: 380997651
   • Юридична адреса: Hebanowa 16E, 62-020 Zalasewo, woj. wielkopolskie
   • Електронна пошта: adam@agilix.dog
   • Телефон: +48 737 909 076

   Той самий підприємець керує платформою Agilix. Проте Agilix Vet - окремий сервіс із власною базою даних: дані клінік, їхніх клієнтів і пацієнтів не потрапляють на платформу Agilix.

2. Сфера дії політики

   • панель Agilix Vet (vet.agilix.dog), якою користуються ветеринарні лікарі та персонал клінік;
   • сторінку agilix.dog/vet разом із контактною формою;
   • вікно "Contact" у панелі Agilix Vet.

   До панелі ви входите через обліковий запис Agilix, і під час входу ми отримуємо з нього ваше імʼя, прізвище та адресу e-mail. Обробку даних самого облікового запису Agilix описує Політика конфіденційності Agilix.

3. Контролер і обробник

   • Як контролер ми визначаємо цілі та способи обробки даних користувачів панелі (лікарів і персоналу клінік), даних осіб, які пишуть нам через контактну форму, а також технічних даних.
   • Як обробник (ст. 28 GDPR) ми зберігаємо та обробляємо дані, які клініка вносить до панелі про своїх клієнтів і їхніх тварин. Контролером цих даних є клініка: саме вона вирішує, які дані збирає, з якою метою і як довго їх зберігає.

   Правила, за якими ми обробляємо дані клієнтів і пацієнтів клініки, визначає Договір про обробку персональних даних, а правила користування панеллю - Правила користування Agilix Vet.

4. Дані користувачів панелі

   • дані облікового запису: імʼя, прізвище, адреса e-mail та інформація, чи її підтверджено, фото профілю та ідентифікатор повʼязаного облікового запису Agilix;
   • дані про роботу в клініці: клініка, роль (власник або працівник), посада, історія додавання до команди клініки та вилучення з неї (з адресою e-mail), запрошення до клініки (адреса e-mail запрошеної особи), а також візити, які користувач записав або провів;
   • дані клініки: назва, логотип, філії (адреса, телефон, e-mail), шаблони, документи для підпису та текст інформації GDPR для клієнтів;
   • дані про користування панеллю: час останньої активності та закриті повідомлення про новини.

   Цілі та правові підстави обробки:

   • ведення облікового запису та надання послуги Agilix Vet - ст. 6(1)(b) GDPR (виконання договору);
   • надсилання запрошення до команди клініки на адресу e-mail, вказану її власником (лист містить імʼя та прізвище того, хто запрошує, і назву клініки) - ст. 6(1)(f) GDPR (законний інтерес);
   • безпека панелі, відстежуваність змін у команді клініки, а також встановлення, предʼявлення та захист правових вимог - ст. 6(1)(f) GDPR;
   • повідомлення команди Agilix Vet через месенджер Matrix про створення нової клініки (назва клініки та філії, місто, а також імʼя або адреса e-mail того, хто її створив) - ст. 6(1)(f) GDPR;
   • огляд користування послугою в адміністративній панелі Agilix Vet (назва клініки, імʼя, прізвище та адреса e-mail власника, кількість членів команди й клієнтів і час останньої активності команди) - ст. 6(1)(f) GDPR.

5. Дані клієнтів і пацієнтів клінік

   Клініка може записати в панелі, зокрема:

   • дані клієнтів (власників тварин): імена, прізвища та номери телефонів контактних осіб, адресу e-mail, адресу, країну, примітку про заборгованість, інформацію, чи має клініка підписаний документ GDPR, документи, підписані на екрані в клініці або клієнтом на власному телефоні за посиланням із панелі, інші файли та речення для привітання клієнта, створене моделлю ШІ;
   • дані тварин: кличку, вид, стать (з інформацією про кастрацію чи стерилізацію), породу, масть, дату народження, номер мікрочипа, алергії, хронічні захворювання та інформацію, чи тварина жива;
   • документацію візитів: дату, філію, нотатки, огляд, виконані процедури, рекомендації, направлення, приватні нотатки, масу тіла, дату контрольного візиту та інформацію про його проведення, вкладення, лікаря, який проводив візит, особу, яка записала візит, і підсумок, створений моделлю ШІ;
   • профілактику: щеплення, дегельмінтизацію та захист від бліх і кліщів (препарат, серія, дати).

   Як обробник:

   • Ми обробляємо ці дані, щоб надавати клініці послугу Agilix Vet. Ми їх не продаємо.
   • Ми передаємо їх лише постачальникам, переліченим у цій політиці.
   • У панелі дані клієнтів і пацієнтів клініки бачать лише члени її команди.
   • Клініка може в панелі виправляти ці дані, видаляти візити й файли та архівувати клієнтів і тварин. У панелі немає функції видалення клієнта, експорту даних чи видалення клініки.
   • Видалення візиту або файлу клієнта видаляє і сам файл з нашого сховища файлів, якщо він не прикріплений ще деінде в панелі.

   Якщо ви клієнт клініки, яка користується Agilix Vet, щодо своїх прав (наприклад, доступу до даних чи їх видалення) звертайтеся до цієї клініки - саме вона є контролером ваших даних.

6. Функції штучного інтелекту

   Панель використовує модель Gemini 3.8 Flash компанії Google, яку викликає через інтерфейс Gemini API, у двох функціях. Коли візит зберігається з нотатками або його нотатки змінюються, панель надсилає текст нотаток і рекомендацій, а модель повертає підсумок візиту в одному реченні. Панель також створює речення, з якого лікар може почати розмову з клієнтом: тоді вона надсилає дату, нотатки, огляд, процедури, рекомендації та направлення з останніх візитів тварин клієнта (до пʼяти візитів за останні три місяці, а якщо їх менше двох - лише з останнього), а також кличку й вид тварини. Приватні нотатки ніколи не надсилаються, і панель не додає контактних даних клієнта. Проте нотатки - це вільний текст, який пише команда клініки, тож до моделі потрапляє все, що в них записано. Результати ми зберігаємо разом із візитом і в картці клієнта; вони є лише підказкою для лікаря.

7. Повідомлення з контактної форми

   • Коли ви пишете нам через форму на сторінці agilix.dog/vet або через вікно "Contact" у панелі Agilix Vet, ми зберігаємо тип звернення, текст повідомлення, додані файли, ваше імʼя, прізвище та адресу e-mail - у панелі з вашого облікового запису разом із його ідентифікатором. Ми також зберігаємо адресу сторінки, з якої ви пишете, назву й версію браузера та односторонній хеш вашої IP-адреси.
   • Ми обробляємо ці дані, щоб відповісти на повідомлення і розібратися з тим, про що в ньому йдеться, а хеш IP-адреси - щоб обмежити кількість повідомлень з однієї адреси та захистити форму від зловживань. Це наш законний інтерес (ст. 6(1)(f) GDPR). Повідомлення надходить команді Agilix Vet електронною поштою, а файли ми зберігаємо в Google Firebase Storage без публічного доступу.
   • Повідомлення та додані до них файли ми видаляємо через 12 місяців після надсилання.

8. Файли cookie, статистика та діагностика

   • Файли cookie панелі - підтримують сесію входу (зокрема спільний вхід через обліковий запис Agilix) і запамʼятовують мову, тему, вибрану клініку, сторінку, на яку ви повертаєтеся після входу, та ідентифікатори нещодавно відкритих карток клієнтів (протягом 30 днів); без файлів cookie сесії панель не працює.
   • Статистика - після входу панель завантажує Google Analytics, який зберігає файли cookie та отримує адреси відвіданих сторінок панелі разом з ідентифікатором облікового запису Agilix Vet (без імені, прізвища та адреси e-mail), а також інформацію про відкриття й надсилання вікна "Контакт", закриття повідомлення про новини та дії у списку майбутнього догляду. Підставою є наш законний інтерес у вдосконаленні панелі (ст. 6(1)(f) GDPR). Сторінки, на яких клієнт клініки підписує документ, не завантажують Google Analytics.
   • Діагностика - помилки застосунку та вимірювання тривалості кожної операції ми надсилаємо до Sentry, а журнали сервера зберігаємо в Google Cloud Logging; вони містять, зокрема, адреси сторінок, відомості про браузер і опис помилки. Панель не записує сесії користувачів.
   • Сторінка agilix.dog/vet належить до сайту agilix.dog - її файли cookie та статистику описує Політика конфіденційності Agilix.
   • Налаштуваннями файлів cookie можна керувати в браузері; вимкнення файлів cookie сесії унеможливить вхід до панелі.

9. Одержувачі та обробники

   Ми передаємо дані таким постачальникам:

   • Hetzner Online GmbH (Німеччина) - сервер у Європейському Союзі, на якому працюють панель, пошук і база даних;
   • Google (Firebase, Google Cloud) - зберігання файлів (вкладення візитів, документи, фото) у регіоні в США, резервні копії бази даних у Франкфурті та щоденна копія бази даних у США, журнали сервера (Google Cloud Logging), статистика (Google Analytics) і модель Gemini (Gemini API);
   • Mailgun Technologies, Inc. - надсилання запрошень до команди клініки та повідомлень з контактної форми (сервери в Європейському Союзі);
   • Functional Software, Inc. (Sentry) - помилки застосунку та вимірювання його роботи (сервери в США);
   • Cloudflare, Inc. - через його мережу проходить увесь трафік до панелі (CDN і захист зʼєднань);
   • The Matrix.org Foundation C.I.C. (Велика Британія) - публічний сервер месенджера Matrix, через який команда Agilix Vet отримує повідомлення про створення нової клініки.
   • Дані також можуть надаватися органам, уповноваженим законом, а також юридичним і бухгалтерським радникам.

10. Передавання даних за межі ЄЕЗ

    Частина даних передається за межі Європейської економічної зони. Файли клініки та щоденна копія бази даних зберігаються в регіоні Google у США. Помилки та вимірювання роботи застосунку надходять до Sentry у США. Google Analytics, Gemini API і Cloudflare також можуть обробляти дані за межами ЄЕЗ, зокрема в США. Matrix.org зареєстровано у Великій Британії. Підставою передачі є рішення Європейської комісії про адекватність (рамка Data Privacy Framework для США, рішення щодо Великої Британії) або Стандартні договірні положення, затверджені Європейською комісією. Копію застосованих гарантій можна отримати, написавши на [email protected].

11. Період зберігання даних

    • дані облікового запису та команди клініки - протягом користування панеллю; у панелі немає функції видалення облікового запису, видалення можна замовити, написавши на [email protected];
    • дані клієнтів і пацієнтів клініки - протягом користування послугою клінікою; ми не видаляємо їх автоматично;
    • файли, видалені в панелі, зокрема замінене фото профілю чи логотип клініки, - ми видаляємо їх зі сховища файлів у момент видалення; копія для відновлення, яку зберігає сховище, зникає не пізніше ніж через 37 днів;
    • повідомлення з контактної форми та їхні файли - 12 місяців після надсилання, після чого ми видаляємо їх автоматично;
    • резервні копії бази даних - копії для відновлення стану на будь-який момент ми видаляємо через 40 днів, щоденні копії в Європейському Союзі - через 60 днів, а щоденну копію в США - через 2 місяці;
    • журнали сервера та звіти про помилки - протягом строку зберігання, налаштованого в Google Cloud Logging і Sentry, після чого вони видаляються автоматично;
    • дані, потрібні для встановлення, предʼявлення або захисту правових вимог, - до спливу строку позовної давності цих вимог.

12. Права субʼєкта даних

    • Ви маєте право на доступ до своїх даних, їх виправлення, видалення, обмеження обробки та перенесення, а також право заперечити проти обробки на підставі нашого законного інтересу.
    • На запит ми відповідаємо без невиправданої затримки, не пізніше ніж протягом місяця з дня його отримання.
    • Клієнти клінік реалізують свої права в клініці, яка є контролером їхніх даних.

    У питаннях обробки персональних даних із контролером можна звʼязатися за адресою: adam@agilix.dog

13. Право на скаргу

    Якщо Ви вважаєте, що ми обробляємо Ваші дані незаконно, Ви маєте право подати скаргу до наглядового органу - Голови Управління з питань захисту персональних даних Польщі (ul. Stawki 2, 00-193 Варшава, Польща).

14. Добровільність надання даних

    Надання даних є добровільним. Проте без даних облікового запису користуватися панеллю неможливо, а без імені, прізвища та адреси e-mail ми не зможемо відповісти на повідомлення з форми.

15. Профілювання та автоматизовані рішення

    Ми не ухвалюємо щодо вас рішень, заснованих виключно на автоматизованій обробці, зокрема профілюванні, які мали б для вас правові наслідки або подібним чином істотно на вас впливали. Підсумки, створені моделлю Gemini, є лише підказкою для лікаря.

16. Безпека даних

    Зʼєднання з панеллю зашифровані (HTTPS). Дані клієнтів і пацієнтів клініки в панелі бачать лише члени її команди. Файли не є публічно доступними - панель відкриває їх через посилання, дійсні до 3 днів.

17. Зміни в політиці конфіденційності

    Ми можемо оновлювати цю політику, коли змінюються функції Agilix Vet або його постачальники. Актуальну версію ми публікуємо на цій сторінці разом із датою, з якої вона діє.