Politica sulla privacy di Agilix Vet

In vigore dal 9 ottobre 2026.

1. Controllore dei dati personali

   Il titolare del trattamento dei dati personali in Agilix Vet - il software per cliniche veterinarie disponibile su vet.agilix.dog - è:

   • Nome completo della società: Hackerman Consulting - Adam Gajzlerowicz
   • Codice fiscale (NIP): 7772841677
   • REGON: 380997651
   • Indirizzo della sede: Hebanowa 16E, 62-020 Zalasewo, woj. wielkopolskie
   • Email: adam@agilix.dog
   • Telefono: +48 737 909 076

   Lo stesso imprenditore gestisce la piattaforma Agilix. Agilix Vet è però un servizio separato con un proprio database: i dati delle cliniche, dei loro clienti e pazienti non arrivano alla piattaforma Agilix.

2. Ambito della politica

   • il pannello Agilix Vet (vet.agilix.dog) utilizzato da veterinari e personale delle cliniche;
   • la pagina agilix.dog/vet con il relativo modulo di contatto;
   • la finestra "Contact" nel pannello Agilix Vet.

   Accedi al pannello con il tuo account Agilix e al momento dell'accesso riceviamo da esso nome, cognome e indirizzo e-mail. Il trattamento dei dati dell'account Agilix è descritto nella Politica sulla privacy di Agilix.

3. Titolare e responsabile del trattamento

   • In qualità di titolare decidiamo le finalità e i mezzi del trattamento dei dati degli utenti del pannello (veterinari e personale delle cliniche), dei dati di chi ci scrive tramite il modulo di contatto e dei dati tecnici.
   • In qualità di responsabile del trattamento (Articolo 28 GDPR) conserviamo e trattiamo i dati che una clinica inserisce nel pannello sui propri clienti e sui loro animali. Titolare di questi dati è la clinica: decide quali dati raccogliere, per quale finalità e per quanto tempo conservarli.

   Le regole con cui trattiamo i dati dei clienti e dei pazienti della clinica sono stabilite dal documento Accordo sul trattamento dei dati personali, quelle sull'uso del pannello dal documento Termini di servizio di Agilix Vet.

4. Dati degli utenti del pannello

   • dati dell'account: nome, cognome, indirizzo e-mail e informazione se è stato confermato, foto del profilo e identificativo dell'account Agilix collegato;
   • dati sul lavoro in clinica: clinica, ruolo (titolare o dipendente), mansione, cronologia dell'aggiunta al team della clinica e della rimozione (con l'indirizzo e-mail), inviti alla clinica (indirizzo e-mail della persona invitata) e visite registrate o condotte dall'utente;
   • dati della clinica: nome, logo, sedi (indirizzo, telefono, e-mail), modelli, documenti da firmare e testo dell'informativa GDPR per i clienti;
   • dati di utilizzo del pannello: ora dell'ultima attività e avvisi sulle novità chiusi.

   Finalità e basi giuridiche del trattamento:

   • gestione dell'account e fornitura del servizio Agilix Vet - Articolo 6(1)(b) GDPR (esecuzione di un contratto);
   • invio di un invito a entrare nel team della clinica all'indirizzo e-mail indicato dal titolare (il messaggio contiene il nome di chi invita e il nome della clinica) - Articolo 6(1)(f) GDPR (legittimo interesse);
   • sicurezza del pannello, tracciabilità delle modifiche al team della clinica e accertamento, esercizio e difesa di diritti in sede giudiziaria - Articolo 6(1)(f) GDPR;
   • notifica al team Agilix Vet, tramite il servizio di messaggistica Matrix, della creazione di una nuova clinica (nome della clinica e della sede, città e nome o indirizzo e-mail di chi l'ha creata) - Articolo 6(1)(f) GDPR;
   • panoramica dell'uso del servizio nel pannello di amministrazione di Agilix Vet (nome della clinica, nome, cognome e indirizzo e-mail del titolare, numero di membri del team e di clienti e ultima attività del team) - Articolo 6(1)(f) GDPR.

5. Dati di clienti e pazienti delle cliniche

   Una clinica può registrare nel pannello in particolare:

   • dati dei clienti (proprietari degli animali): nomi, cognomi e numeri di telefono delle persone di contatto, indirizzo e-mail, indirizzo, paese, una nota sui pagamenti in sospeso, l'informazione se la clinica dispone di un documento GDPR firmato, documenti firmati sullo schermo in clinica o dal cliente sul proprio telefono tramite un link dal pannello, altri file e una frase di saluto per il cliente scritta dal modello di IA;
   • dati degli animali: nome, specie, sesso (compresa la castrazione o sterilizzazione), razza, mantello, data di nascita, numero di microchip, allergie, malattie croniche e l'informazione se l'animale è in vita;
   • documentazione delle visite: data, sede, note, esame, procedure eseguite, raccomandazioni, invii a specialisti, note private, peso corporeo, data del controllo e se è avvenuto, allegati, veterinario curante, la persona che ha registrato la visita e un riepilogo scritto dal modello di IA;
   • profilassi: vaccinazioni, sverminazioni e protezione da pulci e zecche (prodotto, lotto, date).

   In qualità di responsabile del trattamento:

   • Trattiamo questi dati per fornire alla clinica il servizio Agilix Vet. Non li vendiamo.
   • Li trasmettiamo solo ai fornitori elencati in questa informativa.
   • Nel pannello i dati di clienti e pazienti di una clinica sono visibili solo ai membri del suo team.
   • Nel pannello la clinica può correggere questi dati, eliminare visite e file e archiviare clienti e animali. Il pannello non ha una funzione per eliminare un cliente, esportare i dati o eliminare una clinica.
   • L'eliminazione di una visita o di un file del cliente cancella anche il file stesso dal nostro archivio di file, a meno che non sia ancora allegato altrove nel pannello.

   Se sei cliente di una clinica che utilizza Agilix Vet, per esercitare i tuoi diritti (ad esempio l'accesso ai dati o la loro cancellazione) rivolgiti a quella clinica: è lei il titolare dei tuoi dati.

6. Funzioni di intelligenza artificiale

   Il pannello utilizza in due funzioni il modello Gemini 3.8 Flash di Google, chiamato tramite la Gemini API. Quando una visita viene salvata con delle note o le sue note cambiano, il pannello invia il testo delle note e delle raccomandazioni e il modello restituisce un riepilogo della visita in una frase. Il pannello crea anche una frase con cui il veterinario può aprire la conversazione con il cliente: in quel caso invia data, note, esame, procedure, raccomandazioni e invii a specialisti delle ultime visite degli animali del cliente (fino a cinque visite degli ultimi tre mesi o, se sono meno di due, solo l'ultima) e il nome e la specie dell'animale. Le note private non vengono mai inviate e il pannello non aggiunge i dati di contatto del cliente. Le note sono però testo libero scritto dal team della clinica, quindi al modello arriva tutto ciò che vi è scritto. Salviamo i risultati con la visita e nella scheda del cliente; sono solo un suggerimento per il veterinario.

7. Messaggi inviati tramite il modulo di contatto

   • Quando ci scrivi tramite il modulo nella pagina agilix.dog/vet o dalla finestra "Contact" nel pannello Agilix Vet, conserviamo il tipo di richiesta, il testo del messaggio, i file allegati, il tuo nome e cognome e l'indirizzo e-mail - nel pannello presi dal tuo account, insieme al suo identificativo. Conserviamo anche l'indirizzo della pagina da cui scrivi, il nome e la versione del browser e un hash unidirezionale del tuo indirizzo IP.
   • Trattiamo questi dati per rispondere al messaggio e occuparci di quanto segnalato, e l'hash dell'indirizzo IP per limitare il numero di messaggi inviati da uno stesso indirizzo e proteggere il modulo dagli abusi. Si tratta di un nostro legittimo interesse (Articolo 6(1)(f) GDPR). Il messaggio arriva al team Agilix Vet via e-mail e conserviamo i file in Google Firebase Storage senza accesso pubblico.
   • Eliminiamo i messaggi e i file allegati 12 mesi dopo l'invio.

8. Cookie, statistiche e diagnostica

   • Cookie del pannello - mantengono la sessione di accesso (anche l'accesso condiviso con l'account Agilix) e ricordano lingua, tema, clinica selezionata, la pagina a cui torni dopo l'accesso e gli identificativi delle schede cliente aperte di recente (per 30 giorni); senza i cookie di sessione il pannello non funziona.
   • Statistiche - dopo l'accesso il pannello carica Google Analytics, che memorizza cookie e riceve gli indirizzi delle pagine del pannello visitate insieme all'identificativo dell'account Agilix Vet (senza nome, cognome e indirizzo e-mail), oltre a informazioni sull'apertura e l'invio della finestra "Contatti", sulla chiusura di un avviso sulle novità e sulle azioni nell'elenco delle cure in programma. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a migliorare il pannello (Articolo 6(1)(f) GDPR). Le pagine in cui un cliente della clinica firma un documento non caricano Google Analytics.
   • Diagnostica - inviamo a Sentry gli errori dell'applicazione e le misurazioni dei tempi di ogni operazione e conserviamo i log del server in Google Cloud Logging; contengono, tra l'altro, indirizzi delle pagine, informazioni sul browser e la descrizione dell'errore. Il pannello non registra le sessioni degli utenti.
   • La pagina agilix.dog/vet fa parte del sito agilix.dog: i suoi cookie e le sue statistiche sono descritti nella Politica sulla privacy di Agilix.
   • Puoi gestire le impostazioni dei cookie nel browser; disattivare i cookie di sessione rende impossibile accedere al pannello.

9. Destinatari e responsabili del trattamento

   Trasmettiamo i dati ai seguenti fornitori:

   • Hetzner Online GmbH (Germania) - un server nell'Unione europea su cui funzionano il pannello, la ricerca e il database;
   • Google (Firebase, Google Cloud) - archiviazione dei file (allegati delle visite, documenti, foto) in una regione negli Stati Uniti, backup del database a Francoforte e una copia giornaliera del database negli Stati Uniti, log del server (Google Cloud Logging), statistiche (Google Analytics) e il modello Gemini (Gemini API);
   • Mailgun Technologies, Inc. - invio degli inviti al team della clinica e dei messaggi del modulo di contatto (server nell'Unione europea);
   • Functional Software, Inc. (Sentry) - errori dell'applicazione e misurazioni delle sue prestazioni (server negli Stati Uniti);
   • Cloudflare, Inc. - tutto il traffico verso il pannello passa attraverso la sua rete (CDN e protezione delle connessioni);
   • The Matrix.org Foundation C.I.C. (Regno Unito) - il server pubblico del servizio di messaggistica Matrix con cui il team Agilix Vet riceve la notifica della creazione di una nuova clinica.
   • I dati possono inoltre essere comunicati a soggetti autorizzati per legge e a consulenti legali e contabili.

10. Trasferimenti al di fuori dello SEE

    Una parte dei dati esce dallo Spazio economico europeo. I file della clinica e la copia giornaliera del database sono conservati in una regione Google negli Stati Uniti. Gli errori e le misurazioni delle prestazioni dell'applicazione vanno a Sentry negli Stati Uniti. Google Analytics, la Gemini API e Cloudflare possono trattare dati anche al di fuori del SEE, compresi gli Stati Uniti. Matrix.org ha sede nel Regno Unito. Il trasferimento si basa su una decisione di adeguatezza della Commissione europea (il Data Privacy Framework per gli Stati Uniti, la decisione per il Regno Unito) o su Clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea. Una copia delle garanzie applicate può essere richiesta scrivendo a [email protected].

11. Periodo di conservazione dei dati

    • dati dell'account e del team della clinica - per tutto il tempo in cui si usa il pannello; il pannello non ha una funzione di cancellazione dell'account, puoi chiederla scrivendo a [email protected];
    • dati di clienti e pazienti della clinica - per tutto il tempo in cui la clinica usa il servizio; non li cancelliamo automaticamente;
    • file eliminati nel pannello, anche una foto del profilo o un logo della clinica sostituiti - li cancelliamo dall'archivio di file al momento dell'eliminazione; la copia recuperabile conservata dall'archivio scade al più tardi dopo 37 giorni;
    • messaggi del modulo di contatto e relativi file - 12 mesi dall'invio, dopodiché li cancelliamo automaticamente;
    • backup del database - le copie per il ripristino a un momento qualsiasi vengono cancellate dopo 40 giorni, le copie giornaliere nell'Unione europea dopo 60 giorni e la copia giornaliera negli Stati Uniti dopo 2 mesi;
    • log del server e segnalazioni di errore - per il periodo di conservazione impostato in Google Cloud Logging e Sentry, dopodiché vengono cancellati automaticamente;
    • dati necessari per accertare, esercitare o difendere un diritto - fino alla prescrizione di tali diritti.

12. Diritti dell'interessato

    • Hai il diritto di accesso ai tuoi dati, di rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e portabilità, nonché il diritto di opporti al trattamento basato sul nostro legittimo interesse.
    • Rispondiamo a una richiesta senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dal suo ricevimento.
    • I clienti delle cliniche esercitano i propri diritti presso la clinica, che è titolare dei loro dati.

    Per questioni riguardanti l'elaborazione dei dati personali, il controllore può essere contattato a: adam@agilix.dog

13. Diritto di presentare reclamo

    Se ritieni che elaboriamo i tuoi dati illegittimamente, hai il diritto di presentare un reclamo all'autorità di controllo - il Presidente dell'Ufficio per la Protezione dei Dati Personali (ul. Stawki 2, 00-193 Varsavia, Polonia).

14. Facoltatività del conferimento dei dati

    Il conferimento dei dati è facoltativo. Senza i dati dell'account, però, non è possibile usare il pannello e senza nome, cognome e indirizzo e-mail non possiamo rispondere a un messaggio inviato dal modulo.

15. Profilazione e decisioni automatizzate

    Non adottiamo nei tuoi confronti decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sulla tua persona. I riepiloghi creati dal modello Gemini sono solo suggerimenti per il veterinario.

16. Sicurezza dei dati

    Le connessioni al pannello sono cifrate (HTTPS). Nel pannello i dati di clienti e pazienti di una clinica sono visibili solo ai membri del suo team. I file non sono accessibili pubblicamente: il pannello li apre tramite link validi fino a 3 giorni.

17. Modifiche alla politica sulla privacy

    Possiamo aggiornare questa politica quando cambiano le funzioni o i fornitori di Agilix Vet. Pubblichiamo la versione aggiornata su questa pagina insieme alla data da cui si applica.