Wieczorem zamykasz plan na jutro, a o 7 rano ktoś rezerwuje miejsce na zajęcia o 9. Grafikiem w klubie psich sportów da się zarządzać tak, żeby to się nie zdarzało. W Agilix ustawiasz raz szablony zajęć, godzinę publikacji, zasady rezygnacji i porę, o której jutrzejszy dzień się zamyka. Potem te rzeczy dzieją się bez Ciebie, a Ty prowadzisz zajęcia.
Wszystko poniżej ustawiasz w aplikacji mobilnej, na ekranie “Ustawienia klubu”. Otwiera go ikona koła zębatego na agendzie administratora. Część tych ustawień jest też w panelu klubu na agilix.dog. Jeśli klubu jeszcze nie masz, załóż go w Agilix.
Zamknij jutrzejszy dzień o stałej godzinie
Zacznij od tego, co boli najbardziej. Automatyczne czyszczenie wydarzeń włączasz w “Ustawienia klubu” → “Zarządzanie klubem” → “Uczestnictwo”. Ustawiasz godzinę, na przykład 20:00, i wybierasz, co aplikacja ma o tej porze zrobić z zajęciami na następny dzień.
“Usuń wydarzenia bez uczestników” zdejmuje z grafiku zajęcia, na które nikt się nie zapisał. “Usuń puste miejsca” zmniejsza liczbę miejsc do liczby zapisanych osób, więc nikt nowy już nie dołączy. Zajęć z zapisanymi osobami aplikacja nie usuwa.
Te same dwie opcje mają wariant “tuż przed rozpoczęciem”. Podajesz wtedy liczbę minut przed startem zajęć. Przydaje się, gdy wolisz trzymać zapisy otwarte do ostatniej chwili, ale puste zajęcia nie mają wisieć w grafiku do końca.
Usługi klubu
Usługi mówią klubowiczowi, co właściwie oferujesz: zajęcia grupowe, indywidualne, bieżnia wodna, masaż. Dodajesz je w “Ustawienia klubu” → “Informacje o klubie” → “Usługi”. Przy zajęciach wskazujesz potem, które usługi są na nich dostępne, a klubowicz wybiera usługę przy zapisie.
Limit osób na usługę
Bieżnia wodna obsłuży dwie osoby naraz, nie dziesięć. Przy usłudze wpisujesz to w polu “Ile osób naraz”. Limit liczy się w całym klubie, w tym samym czasie. Jeśli dwa równoległe zajęcia korzystają z bieżni, razem nie przyjmą na nią więcej zapisów, niż wpisałeś. Puste pole oznacza usługę bez limitu.
Zajęcia z szablonu
Poniedziałek 18:00 grupa początkująca, wtorek 19:00 hoopers, środa 17:00 szczeniaki. Większość grafiku powtarza się co tydzień, więc formularz zajęć wypełniasz raz:
- Wypełnij formularz nowych zajęć: nazwa, miejscówka i przestrzeń treningowa, czas trwania, liczba miejsc, poziom, prowadzący, cena, usługi.
- Kliknij Zapisz szablon, wybierz Utwórz nowy szablon i nadaj mu nazwę, na przykład “Środa szczeniaki”.
- Przy kolejnych zajęciach wybierz go z listy Załaduj szablon i ustaw tylko datę i godzinę.
Szablon zapisany w telefonie wczytasz też w panelu klubu na stronie. Jeśli terminów jest dużo, opisz je zwykłym zdaniem, na przykład “w każdy wtorek i czwartek o 18:00 przez 8 tygodni”. Przycisk “Opisz terminy (AI)” zamienia opis na listę do potwierdzenia i oznacza terminy, które kolidują z innymi zajęciami albo rezerwacjami.
Gotowy tydzień oglądasz w “Ustawienia klubu” → “Wydarzenia” → “Tydzień”. Dotknięcie pustego miejsca na siatce tworzy zajęcia o tej godzinie. Gdy trzeba poprawić kilka terminów naraz, wejdź w pozycję “Wydarzenia”. Zaznaczasz tam wiele zajęć i jednym ruchem je publikujesz albo ukrywasz, zmieniasz poziom, przesuwasz godzinę lub usuwasz.
Tworzenie i edycja zajęć wymaga planu Trener Pro. Przeglądanie grafiku, lista członków i finanse działają bez niego.
Gdy termin w miejscówce jest zajęty
Zajętej godziny nie wybierzesz w formularzu. Po jej kliknięciu widzisz, kto ma wtedy zajętą przestrzeń. Od razu wiadomo, czy to inne zajęcia Twojego klubu, czy czyjaś rezerwacja.
Administrator miejscówki może zaznaczyć “Ignoruj dostępność” i mimo to zapisać zajęcia, na przykład dodatkowy trening przed zawodami. Podgląd zajętości mają administratorzy. Pozostałym osobom włączysz go w ustawieniach uczestnictwa, przełącznikiem “Zezwalaj na podgląd szczegółów dostępności dla użytkowników niebędących administratorami”.
Publikacja o jednej godzinie
Wrzucasz zajęcia w środę o 14:00 i miejsca biorą ci, którzy akurat mają telefon w ręku. Reszta widzi powiadomienie wieczorem, kiedy grupa jest już pełna. Zaplanowana publikacja wyrównuje start:
- Utwórz zajęcia z widocznością “Dostępne tylko przez zaproszenie”, żeby nie pokazały się od razu na liście.
- W “Ustawienia klubu” → “Wydarzenia” → “Zaplanowane publikacje” dodaj publikację i ustaw jej czas, na przykład niedzielę 20:00.
- Dodaj do niej zajęcia, które mają wtedy wyjść.
O ustawionej godzinie zajęcia same trafiają na listę wydarzeń klubu. Klubowicze dostają powiadomienie o nowych zajęciach w tym samym momencie. Publikację możesz zmienić albo usunąć. Po usunięciu zajęcia zostają prywatne, dopóki sam ich nie upublicznisz.
Wcześniejsze zaproszenia i zapisy zostają bez zmian. Tak samo wpuścisz więc najpierw wybraną grupę, a resztę klubu o ustalonej porze. Każdy klubowicz sam decyduje, czy chce dostawać powiadomienia o nowych zajęciach. Gdzie to ustawia, opisujemy w poradniku o komunikacji w klubie.
Co klubowicz widzi w grafiku
Tego nie ustawiasz, ale przydaje się przy pytaniu “gdzie są te zajęcia?”. W profilu klubu, w zakładce “Zajęcia”, klubowicz filtruje grafik po dniach, miejscach, usługach, trenerach i nazwie zajęć. Przycisk “Zastosuj” pokazuje, ile zajęć pasuje do filtrów.
Domyślnie widać tylko zajęcia z wolnymi miejscami. Pełne pokazuje przełącznik “Wyświetlaj zajęcia z brakiem dostępnych miejsc”. Dlatego opłaca się nazywać zajęcia zawsze tak samo. Szablony robią to za Ciebie.
Zapisy i zaproszenia
Klubowicz zapisuje się sam, przyciskiem “Rezerwuj”. Możesz go też zaprosić: pojedynczą osobę, całą grupę uczestników albo kogoś spoza klubu. Zaproszenie nie zajmuje miejsca. Miejsce zajmuje dopiero potwierdzony zapis, więc zaproszenia wyślesz także na pełne zajęcia.
Na ekranie “Uczestnicy” odnotujesz nieobecność akcją “Oznacz, że nie przyszli”. Nieobecność nie zwalnia miejsca. Gdy usuwasz uczestnika, miejsce wraca do puli, a on dostaje powiadomienie. Przy pełnych zajęciach aplikacja pyta, czy powiadomić klubowiczów o zwolnionym miejscu. Gdy usuwasz całe zajęcia, zapisane osoby dostają powiadomienie o ich odwołaniu.
Rezygnacje z zajęć
Plany się zmieniają, a pies potrafi okuleć w środę rano. Do ustalenia jest tylko jedno: do kiedy klubowicz załatwia to sam, a od kiedy pyta Ciebie.
W “Ustawienia klubu” → “Zarządzanie klubem” → “Uczestnictwo” włączasz “Klubowicze mogą anulować uczestnictwo”. Wpisujesz też, na ile godzin przed zajęciami jest to jeszcze możliwe. Do tego terminu klubowicz klika “Zrezygnuj” i miejsce wraca do puli. Zajęć, które już się rozpoczęły, uczestnik nie zmieni.
Rezerwacje przestrzeni treningowych mają osobne zasady, ustawiane dla każdej miejscówki. To przełącznik “Pozwól użytkownikom anulować własne rezerwacje” i liczba godzin przed rezerwacją. Na placu możesz dać 12 godzin, na hali 48.
Prośba po terminie
Po terminie zamiast rezygnacji jest prośba: “Poproś o anulowanie” w aplikacji, “Poproś o wypisanie” na stronie. Otwiera osobny czat z klubem, poświęcony tym jednym zajęciom, z gotową treścią prośby. Rozmowa nie trafia do czatu zajęć, więc reszta grupy jej nie czyta.
Ty masz w tej rozmowie przycisk usunięcia osoby z zajęć, osobno dla każdego psa. Jeśli pobierasz opłatę za późne wypisanie, ustaw automatyczną wiadomość. Klub napisze ją w czacie od razu po jego otwarciu, zanim klubowicz wyśle prośbę.
Lista rezerwowa na pełne zajęcia
Grupa jest pełna, a trzy osoby piszą “gdyby coś się zwolniło, to ja chętnie”. Zamiast pamiętać kolejność, włącz w ustawieniach uczestnictwa “Lista rezerwowa na pełnych zajęciach”. Przy pełnych zajęciach klubowicz widzi wtedy przycisk “Zapisz się na listę rezerwową” i swoje miejsce w kolejce. Ty masz listę przy uczestnikach zajęć, w kolejności zapisów. Każdą osobę dopiszesz do zajęć albo zdejmiesz z listy.
Drugi przełącznik, “Automatycznie dodawaj osoby z listy rezerwowej”, oddaje zwolnione miejsce pierwszej osobie z listy. Działa tylko wtedy, gdy uczestnik sam się wypisze. Gdy to Ty kogoś usuwasz, sam decydujesz, kto wchodzi. Ustawisz też, na ile godzin przed zajęciami automat przestaje dodawać.
Historia obecności klubowicza
“Byłem w marcu na ośmiu zajęciach czy na dziewięciu?” Klubowicz sprawdza to sam. W profilu klubu, w zakładce “Moje członkostwo”, ma “Zobacz historię obecności”. Widzi ją, jeśli w ustawieniach prywatności klubu włączysz “Pozwól członkom klubu przeglądać ich historię uczestnictwa”.
Rozliczenia i karnety to osobny temat. Opisujemy go w poradniku o systemie karnetów w klubie.
Podsumowanie
Zacznij od jednej rzeczy: ustaw godzinę, o której zamyka się jutrzejszy dzień. Potem zapisz jako szablony zajęcia, które prowadzisz co tydzień, i zaplanuj pierwszą publikację na niedzielny wieczór. W poniedziałek idziesz na plac z psami, nie z telefonem.
